Menu Ustawienia służy do wyświetlania okna pozwalającego na konfigurację:

• opcji ogólnych programu,
• opcji wysyłania druków,
• opcji weryfikacji druków,
• serwera proxy,
• ustawień drukowania,
• ustawień połączenia z bazą danych,
• użytkowników

oraz eksportu (możliwość zabezpieczenia dokumentu PDF przed modyfikacją)

Po wypełnieniu pierwszej strony JPK przechodzimy do wypełnienia części ewidencyjnej. 

Jeżeli w ciągu miesiąca, za który składamy deklarację, nie wystawiono żadnych dokumentów sprzedaży, jak i nie ma żadnych dowodów zakupu (ewidencja „zerowa”), wówczas do pliku JPK nie dołączamy żadnych załączników (ewidencji sprzedaży VAT i ewidencji zakupów VAT). Program automatycznie w części sum kontrolnych wstawi wartości zerowe. 

W celu uzupełnienia ewidencji sprzedaży konieczne jest dodanie załącznika „Ewidencja sprzedaży VAT” poprzez kliknięcie na ikonę „+” przy załączniku.

Ewidencja sprzedaży w podstawowej postaci zawiera 20 wierszy. W celu zwiększenia liczby możliwych wierszy należy w lewym menu kliknąć na „+” przy „Ewidencja sprzedaży VAT - dodatkowy załącznik”.

W celu uzupełnienia ewidencji zakupów konieczne jest dodanie załącznika „Ewidencja zakupów VAT” poprzez kliknięcie na ikonę „+” przy załączniku.

Następnie należy uzupełnić odpowiednie pozycje ewidencji zakupów VAT dotyczące: danych sprzedawcy, daty wystawienia dowodu zakupu oraz odpowiednich pozycji związanych z przedmiotem i wartością zakupu. Ze względu na złożoność struktury dotyczącej ewidencji zakupów tabelka przedstawiona została w programie na dwóch stronach.

Ewidencja zakupów w podstawowej postaci zawiera 20 wierszy. W celu zwiększenia liczby możliwych wierszy należy w lewym menu kliknąć na „+” przy „Ewidencja zakupów VAT - dodatkowy załącznik”.

Część deklaracyjna zawarta jest w programie DRUKI Gofin na stronie od 2 do 4 druku JPK_VAT z deklaracją. W przypadku pliku JPK_V7M część dotycząca rozliczenia podatku należnego (str. 2) oraz część dotycząca podatku naliczonego (str. 3) z wyjątkiem poz. 39 zostaną uzupełnione automatycznie na podstawie informacji wpisanych w ewidencjach zakupu i sprzedaży VAT. Pozostałe pola Użytkownik uzupełnia samodzielnie.

Po uzupełnieniu i sprawdzeniu JPK możemy przystąpić do wysyłki pliku JPK_VAT z deklaracją. W tym celu należy kliknąć na odpowiednią ikonkę (zaznaczona poniżej na niebiesko), a program dokona wstępnej weryfikacji tworzonego pliku XML ze schematem Ministerstwa Finansów. 

Podatnicy rozliczający podatek VAT kwartalnie w JPK_VAT za:

• pierwszy i drugi miesiąc danego kwartału wypełniają i wysyłają tylko część ewidencyjną,
• trzeci miesiąc kwartału wypełniają i wysyłają część ewidencyjną za ten miesiąc oraz część deklaracyjną za trzy miesiące danego kwartału.
   

Jeżeli rozliczamy VAT za pierwszy i drugi miesiąc danego kwartału, to wypełniamy pierwszą stronę JPK_VAT a następnie przechodzimy do wypełnienia części ewidencyjnej. 

Jeżeli w ciągu miesiąca, za który składamy plik JPK_VAT, nie wystawiono żadnych dokumentów sprzedaży, jak i nie ma żadnych dowodów zakupu (ewidencja „zerowa”), wówczas do pliku JPK nie dołączamy żadnych załączników (ewidencji sprzedaży VAT i ewidencji zakupów VAT). Program automatycznie w części sum kontrolnych wstawi wartości zerowe. 

W celu uzupełnienia ewidencji sprzedaży konieczne jest dodanie załącznika „Ewidencja sprzedaży VAT” poprzez kliknięcie na ikonę „+” przy załączniku.

Następnie należy uzupełnić odpowiednie pozycje ewidencji sprzedaży VAT dotyczące: danych kontrahenta, daty wystawienia dowodu oraz odpowiednich pozycji związanych z przedmiotem i wartością sprzedaży. Ze względu na złożoność struktury dotyczącej ewidencji sprzedaży tabelka przedstawiona została w programie na trzech stronach.

Ewidencja sprzedaży w podstawowej postaci zawiera 20 wierszy. W celu zwiększenia liczby możliwych wierszy należy w lewym menu kliknąć na „+” przy „Ewidencja sprzedaży VAT - dodatkowy załącznik”.

W celu uzupełnienia ewidencji zakupów konieczne jest dodanie załącznika „Ewidencja zakupów VAT” poprzez kliknięcie na ikonę „+” przy załączniku.

Ewidencja zakupów w podstawowej postaci zawiera 20 wierszy. W celu zwiększenia liczby możliwych wierszy należy w lewym menu kliknąć na „+” przy „Ewidencja zakupów VAT - dodatkowy załącznik”.

UWAGA!
Część deklaracyjną wypełniamy tylko w przypadku składania części ewidencyjnej obejmującej trzeci miesiąc danego kwartału.

Część deklaracyjna zawarta jest w programie DRUKI Gofin na stronie od 2 do 4 druku JPK_VAT. W przypadku pliku JPK_V7K część ta nie jest uzupełniania automatycznie i wszystkie kwoty należy wpisać „ręcznie”. Ważne: dane przedstawione w części deklaracyjnej muszą odpowiadać sumie odpowiednich wartości jakie zostały wpisane w ewidencjach zakupu i sprzedaży VAT w poszczególnych miesiącach danego kwartału.

Przykład:
W celu uzupełnienia poz. 19 i 20 części deklaracyjnej (pozycje dotyczące dostawy towarów oraz świadczenia usług na terytorium kraju, opodatkowanych stawką 22% albo 23%) musimy obliczyć sumę z trzech miesięcy wykazaną w ewidencji sprzedaży w poszczególnych trzech miesiącach kwartału. 

Zatem do poz. 19 części deklaracyjnej wpiszemy sumę z trzech miesięcy wykazaną w ewidencjach sprzedaży pod pozycją K_19 (pozycja „RAZEM”). Analogicznie postępujemy dla poz. 20 i K_20.

W celu łatwiejszego wpisywania wartości z poszczególnych miesięcy zastosowano sumator, który można uruchomić, klikając na ikonę kalkulatora przy aktywnej komórce:

Wówczas otrzymamy możliwość wpisania każdej sumy kwot za poszczególne miesiące osobno: 

Ważne: należy pamiętać, że wpisywane kwoty muszą zostać zaokrąglone do pełnych złotych zgodnie z zasadami zaokrąglania. Po wpisaniu kwot sumator automatycznie wpisze w komórkę sumę.

W przypadku posiadania większej liczby załączników (ewidencji sprzedaży czy też ewidencji zakupów) zawartość pozycji ‘RAZEM” dla danej kolumny odczytujemy zawsze z ostatniego załącznika.

Po uzupełnieniu i sprawdzeniu JPK, możemy przystąpić do wysyłki pliku JPK_VAT. W tym celu należy kliknąć na odpowiednią ikonkę (zaznaczona poniżej na niebiesko), a program dokona wstępnej weryfikacji tworzonego pliku XML ze schematem Ministerstwa Finansów. 

Aby wysłać dokument do urzędu autoryzowany podpisem kwalifikowanym:

1. Wypełnioną w programie DRUKI Gofin ewidencję JPK_VAT wraz z załącznikami (ewidencji i/lub sprzedaży VAT) należy wysłać do systemu e-Dokumenty klikając opcję Wyślij dokument do Urzędu Skarbowego w menu druku.
   
   
   
   
    
2. W oknie e-Dokumenty należy zaznaczyć właściwy dokument (A), a następnie wybrać opcję Przygotuj dokument do wysyłki (B).
   
   
   
   
    
3. Krok 1 - należy zapoznać się z informacją i kliknij przycisk Dalej.
   
   
   
   
    
4. Krok 2 - przedstawiony zostaje dokument deklaracji w formacie XML. Aby kontynuować należy kliknąć przycisk Dalej.
   
   
   
   
    
5. Krok 3 - z listy możliwych sposobów autoryzacji deklaracji, należy wybrać opcję Podpis elektroniczny.
   
   
   
   
    
6. Aby zautoryzować dokument podpisem elektronicznym w Kroku 4, należy wybrać stosowny certyfikat i nacisnąć przycisk Podpisz dokument.
   
   
   
   
    
7. Krok 5 - przedstawiony jest podpisany dokument w formacie XML, aby kontynuować należy kliknąć przycisk Dalej.
   
   
   
   
    
8. Krok 6 - należy nacisnąć przycisk Wyślij dokument (A), a następnie potwierdzić wysyłkę przyciskiem Tak (B).
   
   
   
   
    
9. Po poprawnej wysyłce dokumentu do urzędu, deklaracja może zostać przyjęta natychmiast lub weryfikacja dokumentu będzie wymagała dodatkowej interakcji.
   
   
   
   
    
10. W przypadku statusu "Dokument w trakcie przetwarzania..." konieczna jest dodatkowa interakcja. Klikając przycisk Sprawdź status wysłanej deklaracji, można sprawdzić, poprawność przesłanej deklaracji oraz czy jest dostępny dokument potwierdzenia UPO.
    
    
    

Aby wysłać dokument do urzędu autoryzowany profilem zaufanym:

1. Wypełnioną w programie DRUKI Gofin ewidencję JPK_VAT wraz z załącznikami (ewidencji i/lub sprzedaży VAT) należy wysłać do systemu e-Dokumenty klikając opcję Wyślij dokument do Urzędu Skarbowego w menu druku.
   
   
   
   
    
2. W oknie e-Dokumenty należy zaznaczyć właściwy dokument (A), a następnie wybrać opcję Przygotuj dokument do wysyłki (B).
   
   
   
   
    
3. Krok 1 - należy zapoznać się z informacją i kliknij przycisk Dalej.
   
   
   
   
    
4. Krok 2 - przedstawiony zostaje dokument deklaracji w formacie XML. Aby kontynuować należy kliknąć przycisk Dalej.
   
   
   
   
    
5. Krok 3 - z listy możliwych sposobów autoryzacji deklaracji, należy wybrać opcję Profil zaufany.
   
   
   
   
    
6. Aby podpisać dokument profilem zaufanym, w kroku 4.1, należy wybrać opcję Wyeksportuj plik.
   
   
   
   
    
7. Następnie należy wskazać lokalizację zapisu wyeksportowanego pliku metadanych i kliknąć przycisk Zapisz.
   
   
   
   
    
8. Po poprawnym wyeksportowaniu pliku metadanych w kroku 4.1 wyświetlona zostanie informacja dotycząca ścieżki zapisu pliku. Informacja ta będzie potrzebna w kolejnym kroku podczas podpisywania pliku metadanych profilem zaufanym za pomocą strony Ministerstwa Cyfryzacji. W momencie wyeksportowania pliku, ścieżka zostaje zapisana w schowku systemowym. Można ją również skopiować klikając w opcję kopiuj ścieżkę.
   
   
   
   
    
9. W kolejnym kroku 4.2., należy kliknąć przycisk Przejdź na stronę. W nowym oknie przeglądarki otwarta zostanie strona Ministerstwa Cyfryzacji.
   
   
   
   
    
10. Na stronie Ministerstwa Cyfryzacji, przed podpisaniem dokumentu, należy odpowiedzieć na kilka prostych pytań - w tym celu należy kliknąć przycisk START.
    
    
    
    
     
11. Następnie należy wskazać jedną z dostępnych opcji (1) i kliknąć przycisk DALEJ (2).
    
    
    
    
    
     
12. Po zapoznaniu się z wyświetlonymi informacjami, należy kliknąć przycisk PODPISZ LUB SPRAWDŹ DOKUMENT.
    
    
    
    
     
13. Następnie należy kliknąć przycisk WYBIERZ DOKUMENT Z DYSKU.
    
    
    

14. W nowo otwartym oknie, należy wskazać wyeksportowany plik metadanych. W polu "Nazwa pliku" można wkleić skopiowaną wcześniej ścieżkę. Po wskazaniu lokalizacji pliku, należy kliknąć przycisk Otwórz.

    

15. Po dodaniu dokumentu, należy kliknąć przycisk PODPISZ.
    
    

    

16. Po poprawnym zalogowaniu na stronie profilu zaufanego, należy kliknąć przycisk Podpisz profilem zaufanym.
    
    

    
    
    Podczas procesu autoryzacji podpisywania dokumentu profilem zaufanym, należy postępować zgodnie z informacjami zawartymi na stronie.

17. Podpisany plik metadanych zapisujemy na dysku za pomocą opcji POBIERZ. Uwaga! Należy zapamiętać miejsce zapisu pliku metadanych.
    
    

    

18. Następnie w programie DRUKI Gofin w oknie "Wyślij deklarację do systemu e-Dokumenty" (krok 4.3), należy zaimportować podpisany plik metadanych. Można to wykonać na dwa sposoby:

    • Klikając przycisk Zaimportuj plik
      
      
      
      
      
      a następnie wskazując podpisany plik metadanych i klikając przycisk Otwórz.
      
      
      
      
       
    • lub metodą "przeciągnij i upuść", przeciągając i upuszczając podpisany plik metadanych z dysku we wskazanym miejscu.
      
      
      
      
       
19. Po poprawnym zaimportowaniu podpisanego pliku metadanych, należy kliknąć przycisk Dalej.
    
    
    
    
     
20. Krok 5 - przedstawiony jest podpisany dokument w formacie XML, aby kontynuować należy kliknąć przycisk Dalej.
    
    
    
    
     
21. Krok 6 - należy nacisnąć przycisk Wyślij dokument (A), a następnie potwierdzić wysyłkę przyciskiem Tak (B).
    
    
    
    
     
22. Po poprawnej wysyłce dokumentu do urzędu, deklaracja może zostać przyjęta natychmiast lub weryfikacja dokumentu będzie wymagała dodatkowej interakcji.
     
23. W przypadku statusu "Dokument w trakcie przetwarzania..." konieczna jest dodatkowa interakcja. Klikając przycisk Sprawdź status wysłanej deklaracji, można sprawdzić, poprawność przesłanej deklaracji oraz czy jest dostępny dokument potwierdzenia UPO.

Aby wysłać dokument do urzędu autoryzowany danymi autoryzującymi:

1. Wypełnioną w programie DRUKI Gofin ewidencję JPK_VAT wraz z załącznikami (ewidencji i/lub sprzedaży VAT) należy wysłać do systemu e-Dokumenty klikając opcję Wyślij dokument do Urzędu Skarbowego w menu druku.
   
   
   
   
    
2. W oknie e-Dokumenty należy zaznaczyć właściwy dokument (A), a następnie wybrać opcję Przygotuj dokument do wysyłki (B).
   
   
   
   
    
3. Krok 1 - należy zapoznać się z informacją i kliknij przycisk Dalej.
   
   
   
   
    
4. Krok 2 - przedstawiony zostaje dokument deklaracji w formacie XML. Aby kontynuować należy kliknąć przycisk Dalej.
   
   
   
   
    
5. Krok 3 - z listy możliwych sposobów autoryzacji deklaracji, należy wybrać opcję Dane autoryzujące.
   
   
   
   
    
6. Krok 4 - należy wypełnić pola formularza Danych do autoryzacji dokumentu (A) zgodnie z informacją zawartą w oknie programu i kliknąć przycisk Podpisz dokument (B).
   
   
   
   
    
7. Krok 5 - przedstawiony jest podpisany dokument w formacie XML, aby kontynuować należy kliknąć przycisk Dalej.
   
   
   
   
    
8. Krok 6 - należy nacisnąć przycisk Wyślij dokument (A), a następnie potwierdzić wysyłkę przyciskiem Tak (B).
   
   
   
   
    
9. Po poprawnej wysyłce dokumentu do urzędu, deklaracja może zostać przyjęta natychmiast lub weryfikacja dokumentu będzie wymagała dodatkowej interakcji.
    
10. W przypadku statusu "Dokument w trakcie przetwarzania..." konieczna jest dodatkowa interakcja. Klikając przycisk Sprawdź status wysłanej deklaracji, można sprawdzić, poprawność przesłanej deklaracji oraz czy jest dostępny dokument potwierdzenia UPO.

1. W przypadku korekty ewidencji, należy złożyć nowy, kompletny oraz zawierający poprawione dane plik XML. Niedopuszczalne jest złożenie pliku zawierającego jedynie dane korygowane.
2. Korektę błędnego wpisu dokonuje się poprzez ujęcie zapisu z poprawnymi danymi lub za pomocą storna.
3. Wielkości liter nie mają znaczenia.
4. Numery dowodów należy ująć w ewidencji w całości, zgodnie z ich oryginalną pisownią. Nie należy pomijać części oznaczeń takich dokumentów.
5. Dane kwotowe wykazuje się w złotych polskich i zaokrągla się do pełnych groszy, przy czym końcówki poniżej 0,5 grosza pomija się, a końcówki od 0,5 grosza zaokrągla się do 1 grosza. Do kwot wyrażonych w walucie obcej stosuje się odpowiednio zasady przeliczania na złote przyjęte dla przeliczania kwot stosowanych do określenia podstawy opodatkowania.
6. W przypadku, gdy w danym okresie członek grupy VAT nie dokonał żadnej czynności na rzecz innego członka grupy VAT, należy złożyć „zerową ewidencję”.

W celu uzupełnienia ewidencji dostawy towarów/świadczenia usług konieczne jest dodanie załącznika „Dokument - szczegółowe dane" poprzez kliknięcie na ikonę „+” przy załączniku:

Następnie należy uzupełnić odpowiednie pozycje ewidencji dostawy towarów/świadczenia usług dotyczące: danych członka grupy VAT, na rzecz którego dokonano czynności oraz zestawienia transakcji.

Zestawienie transakcji w podstawowej postaci zawiera 30 wierszy. W celu zwiększenia liczby możliwych wierszy należy w lewym menu kliknąć na „+” przy „Dokument - dodatkowa strona”:

Po uzupełnieniu i sprawdzeniu JPK_GV, możemy przystąpić do wysyłki pliku JPK_GV. W tym celu należy kliknąć ikonkę "Wyślij dokument do Urzędu Skarbowego", a program dokona wstępnej weryfikacji tworzonego pliku XML ze schematem Ministerstwa Finansów.

Aby wysłać dokument do urzędu autoryzowany kwalifikowanym podpisem elektronicznym:

1. Wypełnioną w programie DRUKI Gofin ewidencję JPK_GV należy wysłać do systemu e-Dokumenty, klikając opcję Wyślij dokument do Urzędu Skarbowego w menu druku.
   
   
   
   
    
2. W oknie e-Dokumenty należy zaznaczyć właściwy dokument (1), a następnie wybrać opcję Przygotuj dokument do wysyłki (2).
   
   
   
   
    
3. Krok 1 - należy zapoznać się z informacją i kliknąć przycisk Dalej.
   
   
   
   
    
4. Krok 2 - przedstawiony zostaje dokument w formacie XML. Aby kontynuować, należy kliknąć przycisk Dalej.
   
   
   
   
    
5. Krok 3 - z listy możliwych sposobów autoryzacji dokumentu, należy wybrać opcję Podpis elektroniczny.
   
   
   
   
    
6. Aby zautoryzować dokument podpisem elektronicznym w Kroku 4, należy wybrać stosowny certyfikat (1) i nacisnąć przycisk Podpisz dokument (2).
   
   
   
   
    
7. Krok 5 - przedstawiony jest podpisany dokument w formacie XML, aby kontynuować należy kliknąć przycisk Dalej.
   
   
   
   
    
8. Krok 6 - należy nacisnąć przycisk Wyślij dokument
   
   
   
   
   
   a następnie potwierdzić wysyłkę przyciskiem tak.
   
   
   
   
    
9. Po poprawnej wysyłce dokumentu do urzędu, ewidencja może zostać przyjęta natychmiast lub weryfikacja dokumentu będzie wymagała dodatkowej interakcji. W drugim przypadku należy postępować zgodnie z komunikatami wyświetlanymi w programie DRUKI Gofin.
    
10. W przypadku statusu "Dokument w trakcie przetwarzania..." konieczna jest dodatkowa interakcja. Klikając przycisk Sprawdź status wysłanego dokumentu, można sprawdzić poprawność przesłanej ewidencji oraz czy jest dostępny dokument potwierdzenia UPO.
    
    
    

Aby wysłać dokument do urzędu autoryzowany profilem zaufanym:

1. Wypełnioną w programie DRUKI Gofin ewidencję JPK_GV należy wysłać do systemu e-Dokumenty, klikając opcję Wyślij dokument do Urzędu Skarbowego w menu druku.
   
   
   
   
    
2. W oknie e-Dokumenty należy zaznaczyć właściwy dokument (1), a następnie wybrać opcję Przygotuj dokument do wysyłki (2).
   
   
   
   
    
3. Krok 1 - należy zapoznać się z informacją i kliknąć przycisk Dalej.
   
   
   
   
    
4. Krok 2 - przedstawiony zostaje dokument w formacie XML. Aby kontynuować, należy kliknąć przycisk Dalej.
   
   
   
   
    
5. Krok 3 - z listy możliwych sposobów autoryzacji dokumentu, należy wybrać opcję Profil zaufany.
   
   
   
   
    
6. Aby podpisać dokument profilem zaufanym, w Kroku 4.1, należy wybrać opcję Wyeksportuj plik.
   
   
   
   
    
7. Następnie należy wskazać lokalizację zapisu wyeksportowanego pliku metadanych i kliknąć przycisk Zapisz.
   
   
   
   
    
8. Po poprawnym wyeksportowaniu pliku metadanych w Kroku 4.1 wyświetlona zostanie informacja dotycząca ścieżki zapisu pliku. Informacja ta będzie potrzebna w kolejnym kroku podczas podpisywania pliku metadanych profilem zaufanym za pomocą strony Ministerstwa Cyfryzacji. W momencie wyeksportowania pliku, ścieżka zostaje zapisana w schowku systemowym. Można ją również skopiować, klikając w opcję kopiuj ścieżkę.
   
   
   
   
    
9. W kolejnym Kroku 4.2. należy kliknąć przycisk Przejdź na stronę. W nowym oknie przeglądarki otwarta zostanie strona Ministerstwa Cyfryzacji.
   
   
   
   
    
10. Na stronie Ministerstwa Cyfryzacji należy postępować zgodnie z komunikatami wyświetlanymi podczas procesu podpisywania dokumentu profilem zaufanym, aż do momentu pobrania podpisanego pliku metadanych (w formacie XML). Przykładowy proces podpisywania dokumentu za pomocą podpisu zaufanego na stronie Ministerstwa Cyfryzacji pokazany został w naszym filmie instruktażowym "Podpisywanie sprawozdania finansowego podpisem zaufanym" - zobacz film.
     
11. Następnie, po pobraniu podpisanego pliku metadanych ze strony Ministerstwa Cyfryzacji, w programie DRUKI Gofin w oknie "Wyślij dokument do systemu e-Dokumenty" (Krok 4.3), należy zaimportować podpisany plik metadanych. Można to wykonać na dwa sposoby:
    
    a) Klikając przycisk Zaimportuj plik
    
    
    
    
    
    a następnie wskazując podpisany plik metadanych i klikając przycisk Otwórz.
    
    
    
    
    
    b) lub metodą "przeciągnij i upuść", przeciągając i upuszczając podpisany plik metadanych z dysku we wskazanym miejscu.
    
    
    
    
     
12. Po poprawnym zaimportowaniu podpisanego pliku metadanych, gdy pojawi się komunikat "Poprawnie zaimportowano plik z podpisem" (1), należy kliknąć przycisk Dalej (2).
    
    
    
    
     
13. Krok 5 - przedstawiony jest podpisany dokument w formacie XML, aby kontynuować należy kliknąć przycisk Dalej.
    
    
    
    
     
14. Krok 6 - należy nacisnąć przycisk Wyślij dokument
    
    
    
    
    
    a następnie potwierdzić wysyłkę przyciskiem tak.
    
    
    
    
     
15. Po poprawnej wysyłce dokumentu do urzędu, może zostać on przyjęty natychmiast lub weryfikacja dokumentu będzie wymagała dodatkowej interakcji. W drugim przypadku należy postępować zgodnie z komunikatami wyświetlanymi w programie DRUKI Gofin.
     
16. W przypadku statusu "Dokument w trakcie przetwarzania..." konieczna jest dodatkowa interakcja. Klikając przycisk Sprawdź status wysłanego dokumentu, można sprawdzić poprawność przesłanej ewidencji oraz czy jest dostępny dokument potwierdzenia UPO.
    
    
    

Aby wysłać dokument do urzędu autoryzowany danymi autoryzującymi:

1. Wypełnioną w programie DRUKI Gofin ewidencję JPK_GV należy wysłać do systemu e-Dokumenty, klikając opcję Wyślij dokument do Urzędu Skarbowego w menu druku.
   
   
   
   
    
2. W oknie e-Dokumenty należy zaznaczyć właściwy dokument (1), a następnie wybrać opcję Przygotuj dokument do wysyłki (2).
   
   
   
   
    
3. Krok 1 - należy zapoznać się z informacją i kliknąć przycisk Dalej.
   
   
   
   
    
4. Krok 2 - przedstawiony zostaje dokument w formacie XML. Aby kontynuować, należy kliknąć przycisk Dalej.
   
   
   
   
    
5. Krok 3 - z listy możliwych sposobów autoryzacji dokumentu, należy wybrać opcję Dane autoryzujące.
   
   
   
   
    
6. Krok 4 - należy wypełnić pola formularza Danych do autoryzacji dokumentu (A) zgodnie z informacją zawartą w oknie programu i kliknąć przycisk Podpisz dokument (B).
    
   
   
    
7. Krok 5 - przedstawiony jest podpisany dokument w formacie XML, aby kontynuować należy kliknąć przycisk Dalej.
    
   
   
    
8. Krok 6 - należy nacisnąć przycisk Wyślij dokument (A), a następnie potwierdzić wysyłkę przyciskiem Tak (B).
    
   
   
    
9. Po poprawnej wysyłce dokumentu do urzędu, może zostać on przyjęty natychmiast lub weryfikacja dokumentu będzie wymagała dodatkowej interakcji. W drugim przypadku należy postępować zgodnie z komunikatami wyświetlanymi w programie DRUKI Gofin.
    
10. W przypadku statusu "Dokument w trakcie przetwarzania..." konieczna jest dodatkowa interakcja. Klikając przycisk Sprawdź status wysłanego dokumentu, można sprawdzić poprawność przesłanej ewidencji oraz czy jest dostępny dokument potwierdzenia UPO.

Kliknięcie ikony  uruchamia proces wysyłki dokumentu do systemu informatycznego ministerstwa. Po poprawnej weryfikacji wypełnienia dokumentów i weryfikacji dokumentu następuje przekazanie do modułu e-Dokumenty GOFIN.

Moduł zawiera zakładki: Lista dokumentów, Podgląd dokumentu, Dokument w formacie XML oraz UPO w formacie XML, które zostały szczegółowo opisane w dziale Moduł e-Ddokumenty GOFIN niniejszej Pomocy.

Wysyłka zaznaczonego dokumentu do systemu informatycznego ministerstwa jest możliwa poprzez kliknięcie w przycisk Przygotuj dokument do wysyłki. Następnie, należy postępować zgodnie z opisami w kolejnych krokach.

Okno informacyjne przed rozpoczęciem procesu wysyłki elektronicznego dokumentu do systemu informatycznego ministerstwa. Kontynuacja wysyłki dokumentu, jest możliwa poprzez kliknięcie przycisku Dalej.

Podgląd dokumentu przygotowanego do wysyłki w formacie XML. Kontynuacja wysyłki dokumentu jest możliwa poprzez kliknięcie przycisku Dalej.

Okno wyboru sposobu autoryzacji. Kontynuacja wysyłania elektronicznego dokumentu następuje poprzez wskazanie jednego ze sposobów autoryzacji deklaracji: Dane autoryzujące lub Podpis elektroniczny.

W zależności od wyboru sposobu autoryzacji, przechodzimy do kolejnego kroku umożliwiającego zrealizowanie wybranego procesu.

Dane autoryzujące
(również dla JPK_VAT)

Okno podpisu autoryzacji danymi autoryzującymi. Kontynuacja wysyłki dokumentu jest możliwa poprzez wypełnienie pól formularza danych do autoryzacji zgodnie z informacją zawartą w oknie programu i kliknięcie przycisku Podpisz dokument.

Profil zaufany

Okno autoryzacji dokumentu profilem zaufanym. Kontynuacja wysyłki dokumentu jest możliwa poprzez podpisanie pliku metadanych profilem zaufanym za pomocą strony Ministerstwa Finansów ePUAP. Aby wysłać plik dokumentu, należy postępować zgodnie z informacją zawartą w oknie programu.

Przed rozpoczęciem procesu podpisywania dokumentu profilem zaufanym zalecamy zapoznanie się z instrukcją.

Podpis elektroniczny

Okno autoryzacji podpisem elektronicznym. Kontynuacja wysyłki dokumentu jest możliwa poprzez wskazanie właściwego certyfikatu, a następnie kliknięcie przycisku Podpisz dokument. Kolejno należy postępować zgodnie z procedurą podpisywania dokumentu podpisem elektronicznym.

Okno podglądu przygotowanego i zautoryzowanego dokumentu do wysyłki w formacie XML. Kontynuacja wysyłki dokumentu, jest możliwa poprzez kliknięcie przycisku Dalej.

Okno procesu wysyłki dokumentu do systemu informatycznego ministerstwa. Kontynuacja wysyłki dokumentu jest możliwa poprzez kliknięcie przycisku Wyślij dokument. Przed wysłaniem dokumentu program poprosi o potwierdzenie urzędu do którego adresowany jest dokument. W przypadku zadeklarowania właściwego urzędu, należy kliknąć przycisk tak. W przeciwnym wypadku, należy nacisnąć przycisk nie i wrócić do formularza deklaracji, celem dokonania zmiany. Po dokonaniu zmiany, należy ponownie powtórzyć procedurę wysyłki.

Okno wysyłki dokumentu

Potwierdzenie urzędu, do którego adresowany jest dokument

Okno potwierdzenia przyjęcia lub odrzucenia dokumentu przez system informatyczny ministerstwa. W oknie przedstawiona jest informacja o przyjęciu lub odrzuceniu dokumentu przez system informatyczny ministerstwa.

W przypadku potwierdzenia przyjęcia dokumentu, po kliknięciu w przycisk Zamknij program otworzy podgląd wysłanego dokumentu wraz z dokumentem UPO. W przypadku braku dokumentu UPO, należy ponowić zapytanie o UPO klikając w ikonkę .

Okno z informacją przyjęcia dokumentu przez system informatyczny ministerstwa

Okno z informacją o braku przyjęcia dokumentu przez system informatyczny ministerstwa

W przypadku braku potwierdzenia przyjęcia dokumentu, należy zapoznać się z błędami i dokonać korekty dokumentu zgodnie z uwagami.

Czy są ograniczenia w ilości sprawozdań finansowych, które może przygotować jeden podmiot korzystający z programu DRUKI Gofin?

Zgodnie z § 1 pkt 17 Umowy licencyjnej na instalację i używanie programu DRUKI Gofin, wersja komercyjna programu DRUKI Gofin pozwala na przygotowanie dowolnej liczby sprawozdań finansowych oraz wypełnienie i wysłanie dowolnej liczby innych druków. Faktury, deklaracje podatkowe, sprawozdania finansowe i inne dokumenty przygotowywane przy pomocy programu przez biura rachunkowe zajmujące się m.in. usługowym prowadzeniem dokumentacji, nie podlegają ograniczeniom ilościowym.

Ograniczeniu ilościowemu podlega natomiast sam program – zgodnie z § 5 pkt 1 lit. b) Umowy licencyjnej jedna zakupiona licencja na program pozwala na korzystanie z programu w tym samym czasie wyłącznie na jednym komputerze.

Posiadam komercyjną wersję programu DRUKI Gofin. Po sporządzeniu sprawozdania i kliknięciu ikony z wysyłką, w module "e-Dokumenty GOFIN – 1. Lista dokumentów", pojawia się komunikat: "Brak dokumentów do wyświetlenia". Co może być tego przyczyną?

Sytuacja taka może być spowodowana przez filtr dokumentów, który uwzględnia jedynie dokumenty z poprzedniego roku (obraz poniżej).

W takim przypadku w module "e-Dokumenty GOFIN", należy w prawym górnym rogu rozwinąć opcję "Rok utworzenia" i wybrać opcję "wszystkie lata" lub wskazać konkretny rok (obraz poniżej).

W zależności od wybranej opcji, zostaną wyświetlone wszystkie przygotowane i zapisane wcześniej dokumenty lub tylko dokumenty z roku wskazanego przez użytkownika.

Czy sprawozdanie finansowe w programie DRUKI Gofin mogę sporządzić za inny okres niż rok kalendarzowy?

Program DRUKI Gofin pozwala na sporządzenie sprawozdań finansowych w formacie XML za dowolny okres sprawozdawczy, np. za okres od 1.09.2023 do 31.08.2024.

Jakie jednostki składają sprawozdania finansowe do Krajowego Rejestru Sądowego, a jakie do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej?
 

* Fundacja rodzinna sprawozdanie finansowe zobowiązana jest złożyć do Sądu Okręgowego w Piotrkowie Trybunalskim.

W przypadku podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS (z wyłączeniem jednostek sporządzających sprawozdanie finansowe zgodnie z MSR) sprawozdanie z działalności jednostki sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. Taki obowiązek wynika z treści art. 49 ust. 7 ustawy o rachunkowości. Ustawa o rachunkowości nie określa wymogów co do formy i struktury danych tego sprawozdania, co oznacza, że sprawozdanie z działalności jednostki należy sporządzić w postaci elektronicznej nieustrukturyzowanej.

W jakiej formie i według jakiego załącznika do ustawy o rachunkowości sporządza sprawozdanie finansowe jednostka niewpisana do rejestru przedsiębiorców KRS, tj. stowarzyszenie, fundacja, związek zawodowy pracowników, ochotnicza straż pożarna, koło gospodyń wiejskich, klub sportowy?

Jednostka niewpisana do rejestru przedsiębiorców KRS sporządza sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej, w formie ustrukturyzowanej, tzn. w formie pliku XML, który powinien być zgodny z regułami określonymi we właściwej strukturze XSD, oraz opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym albo podpisem osobistym, zgodnie z zapisami ustawy o rachunkowości.

W odniesieniu do jednostek wymienionych w pytaniu możliwe jest sporządzenie sprawozdań finansowych według następujących załączników do ustawy o rachunkowości:

1. stowarzyszenie/fundacja, ochotnicza straż pożarna (działająca w formie stowarzyszenia), koło gospodyń wiejskich, klub sportowy (działający w formie stowarzyszenia) - według załącznika nr 6 lub nr 1,
2. związek zawodowy pracowników - według załącznika nr 1 lub nr 4 albo nr 5.

 
W celu przygotowania i wysłania sprawozdania finansowego do Szefa KAS ww. jednostki mogą wykorzystać funkcjonalność programu DRUKI Gofin – BILANS XML wybierając następujące druki:

1. stowarzyszenie/fundacja, ochotnicza straż pożarna, koło gospodyń wiejskich, klub sportowy:
   • Sprawozdanie finansowe dla jednostek innych w formacie XML  lub
   • Sprawozdanie finansowe dla organizacji pozarządowych w formacie XML,
2. związek zawodowy pracowników:
   • Sprawozdanie finansowe dla jednostek innych w formacie XML lub
   • Sprawozdanie finansowe dla jednostek małych w formacie XML albo
   • Sprawozdanie finansowe dla jednostek mikro w formacie XML.

Z jakiego sprawozdania w programie DRUKI Gofin może skorzystać mała i duża spółdzielnia mieszkaniowa?

Program DRUKI Gofin zawiera sprawozdania finansowe specjalnie dedykowane dla spółdzielni mieszkaniowych, tj.

• „Sprawozdanie finansowe dla spółdzielni mieszkaniowych w formacie XML”, przygotowane na podstawie załącznika nr 1 do ustawy o rachunkowości, zgodnie ze strukturami Ministerstwa Finansów dla jednostek innych.
   
• „Sprawozdanie finansowe dla małych spółdzielni mieszkaniowych w formacie XML”, przygotowane na podstawie załącznika nr 5 do ustawy o rachunkowości, zgodnie ze strukturami Ministerstwa Finansów dla jednostek małych.

Powyższe sprawozdania posiadają elementy wymagane przez ustawę o rachunkowości oraz określone w stanowisku Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie wykazywania przez spółdzielnie mieszkaniowe w sprawozdaniu finansowym funduszów własnych oraz ustalania wyniku finansowego. Mają też pozycje uszczegóławiające, których nie trzeba wypełniać, jeśli spółdzielnia tak uzna.

Zatem sprawozdanie finansowe w programie DRUKI Gofin może sporządzić każda spółdzielnia mieszkaniowa (mała czy duża).

Czy stowarzyszenie nieprowadzące działalności gospodarczej, które za dany rok obrotowy wykazuje zerowe obroty, jest zobowiązane sporządzić sprawozdanie finansowe i złożyć je do Szefa KAS? Jeśli tak, to czy musi być ono przekazane wraz z uchwałą o zatwierdzeniu w formacie XML?

Stowarzyszenie prowadzące księgi rachunkowe zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości ma obowiązek sporządzić sprawozdanie finansowe składające się z bilansu, rachunku zysków i strat i informacji dodatkowej. Sporządza te trzy elementy sprawozdania finansowego, nawet jeśli jest bardzo małe, opiera się na pracy wolontariuszy i nie zatrudnia żadnych pracowników, nie ma żadnych przychodów, czy kosztów. W takim przypadku wpisuje w większości lub we wszystkich pozycjach kwoty zerowe. Stowarzyszenie, które nie prowadzi działalności gospodarczej, przygotowuje sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej ustrukturyzowanej, tj. formie pliku XML, który powinien być zgodny z regułami określonymi we właściwej strukturze XSD. Sprawozdanie finansowe należy opatrzyć kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. Przesyła się je do Szafa KAS (w terminie 15 dni od daty zatwierdzenia sprawozdania przez organ określony w statucie). Przy wysyłce sprawozdania dołącza się uchwałę o zatwierdzeniu sprawozdania. Może być ona dołączona w formie skanu dokumentu papierowego.
Przypominamy, iż stowarzyszenie może sporządzić sprawozdanie finansowe według załącznika nr 6 lub załącznika nr 1 do ustawy o rachunkowości.

W celu przygotowania i wysłania sprawozdania finansowego do Szefa KAS stowarzyszenie może wykorzystać funkcjonalność programu DRUKI Gofin – BILANS XML, wybierając druk:

• sprawozdanie finansowe dla jednostek innych w formacie XML lub
• sprawozdanie finansowe dla organizacji pozarządowych w formacie XML. 

Czy oddziały przedsiębiorców zagranicznych mogą sporządzić sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej w programie DRUKI Gofin?
Oddziały przedsiębiorców zagranicznych są wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS muszą więc sporządzić sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej ustrukturyzowanej, tzn. w pliku XML, który powinien być zgodny z regułami określonymi we właściwej strukturze XSD. W programie DRUKI Gofin mogą one sporządzić sprawozdanie finansowe:

• dla jednostek innych – zgodnie z załącznikiem nr 1 do ustawy o rachunkowości, lub
• dla jednostek małych – zgodnie z załącznikiem nr 5 do ustawy o rachunkowości, albo
• dla jednostek mikro – zgodnie z załącznikiem nr 4 do ustawy o rachunkowości.

Jakie są obowiązki i terminy dla związków zawodowych dotyczące sporządzania i składania sprawozdań finansowych?

Roczne sprawozdania finansowe związków zawodowych, których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, należy sporządzić i podpisać do końca marca, zatwierdzić w terminie, tzn. nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego (tj. do końca czerwca) oraz złożyć do Szefa KAS - w terminie 15 dni od daty zatwierdzenia sprawozdania.

Związki zawodowe (nieprowadzące działalności gospodarczej) sprawozdanie finansowe sporządzają w postaci elektronicznej ustrukturyzowanej. Sprawozdanie finansowe związków zawodowych może zostać sporządzone – według załącznika nr 4 do ustawy o rachunkowości (dla jednostek mikro) lub według załącznika nr 5 (dla jednostek małych), albo według załącznika nr 1 (dla jednostek innych). Nie stosuje się do nich przepisów rozdziału 7 ustawy o rachunkowości dotyczących obowiązku badania, składania do właściwego rejestru sądowego, udostępniania i ogłaszania sprawozdań finansowych. Nie składają więc do KRS sprawozdania finansowego. Natomiast zobowiązane są, jako podatnicy CIT, przekazać za pomocą środków komunikacji elektronicznej, sprawozdanie finansowe do Szefa KAS, w terminie 15 dni od daty zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego. Wynika to z treści art. 27 ust. 2 updop.

W celu przygotowania i wysłania sprawozdania finansowego do Szefa KAS związek zawodowy może wykorzystać funkcjonalność programu DRUKI Gofin - BILANS XML, wybierając druk:

• Sprawozdanie finansowe dla jednostek mikro w formacie XML lub
• Sprawozdanie finansowe dla jednostek małych w formacie XML albo
• Sprawozdanie finansowe dla jednostek innych w formacie XML.

Sądy rejestrowe obecnie wymagają złożenia sprawozdania finansowego w formie elektronicznej za zaległe lata, np. 2018 i dalsze. Czy w programie DRUKI Gofin istnieje możliwość sporządzenia sprawozdania finansowego za lata wcześniejsze?

Program DRUKI Gofin pozwala na sporządzenie sprawozdań finansowych w formacie XML za rok 1995 i lata późniejsze. Taka możliwość wynika ze struktur logicznych udostępnionych w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie internetowej Ministerstwa Finansów: www.gov.pl/web/kas w zakładce Co robimy/Struktury e-sprawozdań.  

Aktualnie dla sprawozdań finansowych sporządzanych według załącznika nr  1, 4, 5 oraz 6 do ustawy o rachunkowości dostępne są: 

• struktury logiczne w wersji v1-3, które mają zastosowanie do sprawozdań sporządzanych za lata obrotowe rozpoczynające się 1 stycznia 2024 r. albo później,
• struktury logiczne w wersji v1-2, które mają zastosowanie do sprawozdań sporządzanych za lata obrotowe rozpoczynające się przed 1 stycznia 2024 r. 

Czy w programie DRUKI Gofin jest możliwy import danych sprawozdania finansowego?

Tak. W programie DRUKI Gofin dostępna jest funkcja:

1. importu umożliwiająca przenoszenie danych całego druku sprawozdania sporządzonego w formacie .gofin lub przenoszenie danych porównawczych z wybranych elementów sprawozdania finansowego (np. druku bilansu, rachunku zysków i strat itd.) sporządzonych w formacie .gofin,
2. wczytywania danych sprawozdania finansowego sporządzonego w formacie XML (także w programach innych niż program DRUKI Gofin) do formatu .gofin.

W celu skorzystania z funkcji importu danych sprawozdania finansowego sporządzonego w formacie .gofin w programie, należy dokonać wyboru jednostki, dla której ma zostać przygotowane sprawozdanie, np.:

• dla jednostki innej – zgodnie z załącznikiem nr 1 do ustawy o rachunkowości,
• dla jednostki małej – zgodnie z załącznikiem nr 5 do ustawy o rachunkowości,
• dla jednostki mikro – zgodnie z załącznikiem nr 4 do ustawy o rachunkowości,
• dla organizacji pozarządowych – zgodnie z załącznikiem nr 6 do ustawy o rachunkowości.

W kolejnym etapie z listy dostępnych załączników wyświetlanej w lewym oknie programu należy dokonać doboru odpowiednich elementów wchodzących w skład danego sprawozdania finansowego. Po dołączeniu wszystkich załączników w pasku narzędziowym należy wybrać ikonę „Importuj dane sprawozdania finansowego” (por. obraz poniżej).

Następnie w oknie systemowym należy wskazać lokalizację pliku sprawozdania w formacie .gofin, który chcemy zaimportować do programu i za pomocą przycisku Otwórz potwierdzić wybór. Po wykonaniu tej czynności wyświetli się dodatkowe okno, w którym należy wskazać czy chce się zaimportować cały druk czy tylko dane porównawcze za poprzedni okres sprawozdawczy (por. obraz poniżej).

W programie DRUKI Gofin jest miejsce do wpisania numerów NIP i KRS. Czy jednostka, która posiada tylko NIP i REGON, pole dotyczące numeru KRS ma pozostawić puste?

Tak, w takim przypadku nie wypełnia się pola KRS. Pole to jest obowiązkowe dla jednostek wpisanych do KRS i składających sprawozdania finansowe do tego rejestru.

Czy w programie DRUKI Gofin jest możliwe wydrukowanie sprawozdania finansowego przed jego podpisaniem i wysyłką – w celu weryfikacji danych lub przedstawienia wspólnikom?

Tak. W programie DRUKI Gofin istnieje możliwość wydrukowania sprawozdania przed wygenerowaniem go do formatu XML. Można tego dokonać zarówno po wypełnieniu wybranych przez jednostkę druków sprawozdawczych, jak również po uruchomieniu modułu e-Dokumenty GOFIN. W tym drugim przypadku, w celu skorzystania z opcji wydruku, należy w zakładce "Lista dokumentów" podświetlić interesujący nas dokument (wyróżni się na niebiesko) i przejść do zakładki "Podgląd dokumentów". Tam jednostka ma możliwość wydrukowania zapisanych druków przed wygenerowaniem do formatu XML.

Czy jest możliwość wydrukowania treści sprawozdania finansowego wraz z informacją (raportem) o złożonych podpisach na dokumencie XML sprawozdania?

Jeżeli sprawozdanie finansowe w formacie XML zostało przygotowane w programie DRUKI Gofin to istnieje możliwość wygenerowania pliku sprawozdania w formacie PDF wraz z informacją (raportem) o złożonych podpisach. W celu wygenerowania pliku sprawozdania w formacie PDF, należy przejść do modułu e-Dokumenty GOFIN, na liście dokumentów wskazać podpisane sprawozdanie finansowe, przejść do zakładki "Podgląd dokumentów", a następnie kliknąć ikonę PDF. Informacja (raport) dotycząca złożonych podpisów znajduje się na ostatniej stronie pliku.

Czy pliki ze sprawozdaniem z działalności można dołączyć do sprawozdania finansowego sporządzonego w programie DRUKI Gofin?

Nie. Sprawozdanie z działalności (tzw. sprawozdanie zarządu) nie jest elementem sprawozdania finansowego, więc nie dołącza się go do sprawozdania sporządzonego w programie DRUKI Gofin. Jednostka zobowiązana do sporządzenia sprawozdania z działalności sporządza je osobno w postaci elektronicznej oraz opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. Sprawozdanie z działalności podpisuje kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – wszyscy członkowie tego organu. Tego sprawozdania nie podpisuje osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych. Tak przygotowane sprawozdanie z działalności jako odrębny plik udostępnia się, np. do wglądu, biegłemu rewidentowi oraz przesyła wraz ze sprawozdaniem finansowym do KRS za pomocą strony internetowej Ministerstwa Sprawiedliwości https://ekrs.ms.gov.pl

Jesteśmy samorządowym zakładem budżetowym. Chcemy przesłać do Szefa KAS nasze sprawozdanie finansowe. Czy w programie DRUKI Gofin istniej taka możliwość?

Samorządowe zakłady budżetowe zobowiązane są do sporządzenia sprawozdania finansowego zgodnie z rozporządzeniem Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2020 r. poz. 342), zwane dalej rozporządzeniem w sprawie rachunkowości budżetowej.

Ponadto samorządowe zakłady budżetowe są podatnikami podatku dochodowego od osób prawnych i sprawozdanie finansowe przekazują za pomocą środków komunikacji elektronicznej do Szefa KAS w formie ustrukturyzowanej. Dla zakładów budżetowych nie została jednak udostępniona odpowiednia wersja struktur logicznych.

Sprawozdanie finansowe samorządowego zakładu budżetowego, sporządzone zgodnie z rozporządzeniem w sprawie rachunkowości budżetowej, można przekazać do Szefa KAS za pomocą udostępnionej przez Ministerstwo Finansów struktury logicznej sprawozdań finansowych (schemy) o nazwie „OrganizacjaInna_v1-0.xsd” poprzez dodanie pliku ze sprawozdaniem np. w formacie PDF.
W celu przygotowania i wysłania sprawozdania finansowego do Szefa KAS samorządowy zakład budżetowy może wykorzystać funkcjonalność programu DRUKI Gofin – BILANS XML, wybierając druk:

• Sprawozdanie finansowe organizacji innej w formacie XML (dotyczy jednostek, które mają już sporządzone sprawozdanie finansowe),
• Sprawozdanie finansowe dla zakładów budżetowych w formacie XML (dotyczy jednostek, które nie mają sporządzonego sprawozdania).

W sytuacji gdy jednostka ma już sporządzone sprawozdanie np. w formacie PDF, lub utworzone w systemie SJO Bestia i chce je wysłać do Szefa KAS korzystając z programu DRUKI Gofin powinna w pierwszej kolejności pobrać druk „Sprawozdanie finansowe organizacji innej w formacie XML”.

Po wybraniu odpowiedniego druku otworzy się strona wskazanego sprawozdania. W pierwszej kolejności wypełnić należy podstawowe informacje dotyczące jednostki (tu dane samorządowego zakładu budżetowego) takie jak: NIP, data sporządzenia sprawozdania, okres za jaki sporządzane jest sprawozdanie oraz nazwę i dane adresowe. Następnie w pasku zamieszczonym po lewej stronie druku z dostępnych załączników wybrać załącznik Elementy sprawozdania finansowego (1).

W tym miejscu jednostka może dołączyć sporządzone we własnym zakresie obowiązkowe elementy sprawozdania finansowego (bilans, rachunek zysków i strat, zestawienie zmian w funduszu, informację dodatkową) klikając na żółty przycisk umieszczony na druku Dodaj opis oraz plik z obowiązkowymi elementami sprawozdania finansowego (2).

Należy pamiętać, że elementy sprawozdania finansowego (3) mogą być sporządzone w formacie pdf, csv, jpg, png, doc, docx, xls, xlsx, odt, ods, txt, rtf. Jeśli jednostka będzie chciała dołączyć plik sprawozdania utworzony wcześniej dla celów SJO Bestia musi zmienić rozszerzenie tego pliku z XML na TXT.  Ponadto nazwa załączanego pliku musi mieć od 5 do 55 znaków, zawierać tylko małe i wielkie litery (bez polskich znaków) oraz cyfry. Nazwa pliku może zawierać także znak „_” (podkreślenie), „-” (myślnik) i „.” (kropkę), ale nie może zawierać spacji . W tym miejscu (4) konieczne jest również dołączenie opisu, który należy zamieścić w sposób analogiczny.

Warto dodać, iż sprawozdanie finansowe samorządowy zakład budżetowy może przygotować w programie DRUKI Gofin. Druki sprawozdań dostępne są w serwisie www.druki.gofin.pl w zakładce Sprawozdania finansowe dla jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych i jednostek samorządu terytorialnego. Jednostka korzystając z tych druków może je wypełnić, zapisać na dysku komputera, wydrukować oraz zapisać w formie PDF.

Po wypełnieniu wszystkich wymaganych pól oraz dodaniu elementów sprawozdania finansowego można przejść do przygotowywania sprawozdania finansowego do przekazania Szefowi KAS. W tym celu należy kliknąć przycisk Przejdź do modułu e-Dokumenty, w którym wygenerujesz sprawozdanie w formacie XML do Krajowej Administracji Skarbowej, tj. ikonę . W tym momencie nastąpi weryfikacja poprawności wypełnienia druku i sprawdzenia czy jest on zgodny ze strukturami logicznymi. Następnie użytkownik zostanie przeniesiony do modułu e-Dokumenty GOFIN, w którym wygeneruje plik sprawozdania w formacie XML i zrealizuje elektroniczną wysyłkę sprawozdania do Szefa KAS oraz pobierze UPO.

W celu podpisania sprawozdania finansowego i wysyłki do Szefa KAS należy wykonać następujące czynności:  

• w oknie modułu e-Dokumenty GOFIN należy kliknąć przycisk Przygotuj/otwórz dokument XML. Po wybraniu tego przycisku pojawi się dodatkowe okno z krokiem 1 „Podpisz dokument sprawozdania finansowego”. W oknie tym w pierwszej kolejności należy wygenerować plik XML sprawozdania, poprzez kliknięcie przycisku Generuj. Tak wygenerowany plik sprawozdania można podpisać;
• następnie poprzez przycisk Dalej przechodzi się do kroku 2 „Dołącz dodatkowe dokumenty, podaj listę osób zobowiązanych do podpisania sprawozdania finansowego oraz wskaż datę zatwierdzenia tego sprawozdania i e-mail”, w którym do wysyłanego sprawozdania można dołączyć dodatkowe dokumenty takie jak np. uchwała o zatwierdzeniu sprawozdania, podać listę osób zobowiązanych do podpisania, wskazać datę zatwierdzenia sprawozdania oraz podać adres e-mail;
• po dodaniu wszystkich wymaganych informacji poprzez kliknięcie przycisku Dalej należy przejść do kroku 3 „Przygotowanie wysyłki sprawozdania finansowego do KAS”. W kroku tym należy wygenerować plik inicjujący wysyłkę sprawozdania finansowego do Szefa KAS poprzez kliknięcie przycisku Generuj;
• po prawidłowym wygenerowaniu pliku inicjującego wysyłkę plik XML musi zostać ponownie podpisany przez uprawnioną do tego osobę;
• jeśli plik inicjujący został prawidłowo podpisany poprzez kliknięcie przycisku Dalej przechodzi się do kroku 4 „Wysyłka sprawozdania finansowego do KAS”. W kroku tym można już wysłać sprawozdanie finansowe do Szefa KAS. Jeżeli cały proces wysyłki zakończy się sukcesem, można przejść do kroku 5 „Pobranie Urzędowego Potwierdzenia Odbioru (UPO)”;
• w kroku 5, po naciśnięciu przycisku Pobierz UPO uruchamia się proces sprawdzania statusu przetworzenia przesłanego sprawozdania, a w przypadku jego prawidłowej weryfikacji - pobranie UPO. W sytuacji gdy przesłane sprawozdanie finansowe zostanie przyjęte, UPO zostanie wygenerowane, automatycznie pobrane i zapisane w Programie.

W sytuacji gdy jednostka nie ma sporządzonego sprawozdania i chce je przygotować oraz wysłać do Szefa KAS korzystając z programu DRUKI Gofin powinna w pierwszej kolejności pobrać druk „Sprawozdanie finansowe dla zakładów budżetowych w formacie XML”.
Po wybraniu odpowiedniego druku otworzy się strona wskazanego sprawozdania. W lewej kolumnie druku jest możliwość doboru elementów sprawozdania finansowego spośród dostępnych załączników (por. obraz poniżej). Dodaje się je poprzez kliknięcie znaku .

Następnie można przystąpić do uzupełniania danych. W pierwszej kolejności wypełnić należy podstawowe informacje dotyczące jednostki (tu dane samorządowego zakładu budżetowego) takie jak: NIP, data sporządzenia sprawozdania, okres za jaki sporządzane jest sprawozdanie oraz nazwę i dane adresowe. Po wprowadzeniu tych danych można przejść do wypełniania pozostałych elementów sprawozdania, tj. bilansu, rachunku zysków i strat, zestawienia zmian w funduszu (por. obraz poniżej). Uzupełnianie danych sprawozdania następuje ręcznie.

Kolejnym etapem przygotowania sprawozdania finansowego jest dodawanie plików z informacją dodatkową. Samorządowy zakład budżetowy informację dodatkową sporządza we własnym zakresie i dołącza w postaci plików PDF jako element sprawozdania finansowego klikając na żółty przycisk umieszczony na druku Dodaj plik z informacją dodatkową (por. obraz poniżej).

Co istotne, nazwa załączanego pliku musi mieć od 5 do 55 naków, zawierać tylko małe i wielkie litery (bez polskich znaków) oraz cyfry. Nazwa pliku może zawierać także znak „_” (podkreślenie), „-” (myślnik) i „.” (kropkę) ale nie może zawierać spacji.
Warto dodać, iż druk informacji dodatkowej dla samorządowego zakładu budżetowego można przygotować w programie DRUKI Gofin. Druk ten dostępny jest w serwisie www.druki.gofin.pl w zakładce Rachunkowość budżetowa/Sprawozdania finansowe dla jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych i jednostek samorządu terytorialnego. Jednostka korzystając z tego druku może sporządzić informację dodatkową w formacie DOC, zapisać na dysku a następnie zapisać w formacie PDF.

Po wypełnieniu wszystkich wymaganych pól oraz elementów sprawozdania finansowego można przejść do przygotowywania sprawozdania finansowego do przekazania Szefowi KAS. W tym celu należy kliknąć przycisk Przejdź do modułu e-Dokumenty, w którym wygenerujesz sprawozdanie w formacie XML do Krajowej Administracji Skarbowej, tj. ikonę  . W tym momencie nastąpi weryfikacja poprawności wypełnienia druku i sprawdzenia czy jest on zgodny ze strukturami logicznymi. Następnie użytkownik zostanie przeniesiony do modułu e-Dokumenty GOFIN, w którym wygeneruje plik sprawozdania w formacie XML i zrealizuje elektroniczną wysyłkę sprawozdania do Szefa KAS oraz pobierze UPO.

W celu podpisania sprawozdania finansowego i wysyłki do Szefa KAS należy wykonać następujące czynności:

• w oknie modułu e-Dokumenty GOFIN należy kliknąć przycisk Przygotuj/otwórz dokument XML. Po wybraniu tego przycisku pojawi się dodatkowe okno z krokiem 1 „Podpisz dokument sprawozdania finansowego”. W oknie tym w pierwszej kolejności należy wygenerować plik XML sprawozdania, poprzez kliknięcie przycisku Generuj. Tak wygenerowany plik sprawozdania można podpisać;
• następnie poprzez przycisk Dalej przechodzi się do kroku 2 „Dołącz dodatkowe dokumenty, podaj listę osób zobowiązanych do podpisania sprawozdania finansowego oraz wskaż datę zatwierdzenia tego sprawozdania i e-mail”, w którym do wysyłanego sprawozdania można dołączyć dodatkowe dokumenty takie jak np. uchwała o zatwierdzeniu sprawozdania, podać listę osób zobowiązanych do podpisania, wskazać datę zatwierdzenia sprawozdania oraz podać adres e-mail;
• po dodaniu wszystkich wymaganych informacji poprzez kliknięcie przycisku Dalej należy przejść do kroku 3 „Przygotowanie wysyłki sprawozdania finansowego do KAS”. W kroku tym należy wygenerować plik inicjujący wysyłkę sprawozdania finansowego do Szefa KAS poprzez kliknięcie przycisku Generuj;
• po prawidłowym wygenerowaniu pliku inicjującego wysyłkę plik XML musi zostać ponownie podpisany przez uprawnioną do tego osobę;
• jeśli plik inicjujący został prawidłowo podpisany poprzez kliknięcie przycisku Dalej przechodzi się do kroku 4. „Wysyłka sprawozdania finansowego do KAS”. W kroku tym można już wysłać sprawozdanie finansowe do Szefa KAS. Jeżeli cały proces wysyłki zakończy się sukcesem, można przejść do kroku 5 „Pobranie Urzędowego Potwierdzenia Odbioru (UPO)”;
• w kroku 5, po naciśnięciu przycisku Pobierz UPO uruchamia się proces sprawdzania statusu przetworzenia przesłanego sprawozdania, a w przypadku jego prawidłowej weryfikacji - pobranie UPO. W sytuacji gdy przesłane sprawozdanie finansowe zostanie przyjęte, UPO zostanie wygenerowane, automatycznie pobrane i zapisane w programie.

Chcemy skorzystać z programu DRUKI Gofin, aby przygotować sprawozdanie finansowe według załącznika nr 1 do ustawy o rachunkowości. Nie wiemy jednak jaki druk wybrać dla naszych potrzeb. Czy wzór „Sprawozdanie finansowe dla jednostek innych w formacie XML” będzie odpowiedni?

Tak, druk Sprawozdanie finansowe dla jednostek innych w formacie XML jest odpowiedni. W druku tym jednostka inna niż bank, zakład ubezpieczeń i zakład reasekuracji ma możliwość doboru elementów sprawozdania finansowego według załącznika nr 1 do ustawy o rachunkowości.

Za pomocą jakiej funkcji w programie DRUKI Gofin mogę wczytać dane ze sprawozdania z pliku XML do pliku w formacie .gofin?

W celu skorzystania w programie DRUKI Gofin z funkcji wczytania danych z pliku sprawozdania sporządzonego w formacie XML do pliku w formacie .gofin należy w pasku narzędziowym wybrać ikonę „BILANS XML” (1) i z otwieranej listy wybrać funkcję „Wczytaj dane sprawozdania z pliku XML do pliku .gofin” (2).

Następnie w oknie systemowym należy wskazać lokalizację pliku sprawozdania w formacie XML, który chcemy wczytać do programu i za pomocą przycisku Otwórz potwierdzić wybór.

Po wykonaniu tej czynności nastąpi konwersja sprawozdania w formacieXML do druku w formacie gofin.

Uwaga!
Sprawozdania finansowe sporządzone w programach innych niż program DRUKI Gofin mogą zawierać dodatkowe pozycje uszczegóławiające, których nie ma w programie DRUKI Gofin. Dane zaprezentowane w tych pozycjach nie zostaną przeniesione do programu DRUKI Gofin.

Co zrobić w przypadku wygaśnięcia certyfikatu podpisu kwalifikowanego po jego złożeniu a przed wysłaniem sprawozdania finansowego do Szefa KAS?

W przypadku podpisywania sprawozdania finansowego podpisem kwalifikowanym może się zdarzyć, że pomiędzy datą złożenia tego podpisu a datą przesłania sprawozdania do Szefa KAS certyfikat podpisu wygaśnie. W takiej sytuacji nawet odnowienie certyfikatu powoduje, że podpisu nie da się zweryfikować jako poprawnego. Przesłanie takiego sprawozdania finansowego spowoduje odrzucenie sprawozdania ze statusem „Serwer Ministerstwa zwrócił błąd, który uniemożliwia pobranie Urzędowego Potwierdzenia odbioru (UPO). Weryfikacja podpisów – błąd. Podpis nieprawidłowy dla dokumentu sprawozdania finansowego ”.

W takiej sytuacji sprawozdanie finansowe należy przesłać przez ePUAP (na adres Zachodniopomorski US w Szczecinie, adres skrytki: /8xa2k23ncv/SkrytkaESP) dołączając osobny dokument, w którym posiadacz takiego podpisu potwierdzi, że złożył podpis kwalifikowany we wskazanej dacie. Dokument ten musi być podpisany podpisem elektronicznym ważnym w dacie przesłania go przez ePUAP.

Przygotowując w programie sprawozdanie finansowe należy wygenerować dwukrotnie plik w formacie XML, pierwszy plik generuje się w kroku 1, natomiast drugi w kroku 3. Który z tych plików należy przesłać przez ePUAP na adres Ministerstwa Finansów?

W programie w kroku 1 generowany jest plik sprawozdania finansowego w formacie XML, natomiast w kroku 3 generowany jest dokument inicjujący wysyłkę, zawierający jedynie informacje o sprawozdaniu oraz dodatkowych dokumentach dołączanych w kroku 2. W związku z powyższym, w sytuacji wygaśnięcia certyfikatu podpisu kwalifikowanego po jego złożeniu na sprawozdaniu finansowym, przez ePUAP należy przesłać wygenerowany w kroku 1 plik podpisanego sprawozdania w formacie XML oraz dołączyć osobno pozostałe wymagane dokumenty, tj. sprawozdanie z badania (jeśli sprawozdanie podlegało badaniu), uchwałę o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego, uchwałę o podziale zysku lub pokryciu straty, różne oświadczenia – jeśli zostały sporządzone.

Korzystam z programu DRUKI Gofin, sprawozdanie będę składała do KRS. Wypełniłam bilans i rachunek zysków i strat, czy muszę również wypełnić część opisową zamieszczoną na wstępie? Czy mogę załączyć własne wprowadzenie do sprawozdania?

Wypełnienie części opisowej, o której mowa w pytaniu, jest obowiązkowe. Wprowadzenie do sprawozdania finansowego musi bowiem zostać sporządzone w formie ustrukturyzowanej (tzn. w formacie XML zgodnym z regułami określonymi we właściwej strukturze XSD). W postaci nieustrukturyzowanej sporządza się element informacji dodatkowej o nazwie "Dodatkowe informacje i objaśnienia" (z wyjątkiem informacji dotyczącej rozliczenia różnicy pomiędzy podstawą opodatkowania podatkiem dochodowym a wynikiem finansowym (zyskiem/stratą) brutto tzw. noty podatkowej, która powinna mieć postać ustrukturyzowaną).

W firmie osoby fizycznej podjęto decyzję o sporządzeniu sprawozdania finansowego w formie uproszczonej dla jednostek małych. W ubiegłych latach sporządzano sprawozdanie finansowe dla jednostki dużej według załącznika nr 1 do ustawy o rachunkowości. W której pozycji sprawozdania finansowego należy wykazać ewentualne przekształcenie danych porównawczych? W jakim punkcie informacji dodatkowej podać takie dane?

Jeżeli przyjęcie uproszczeń dla jednostek małych nie wiąże się dodatkowo np. ze zmianą metod wyceny bilansowej, przekształcenie danych sprowadzi się jedynie do zagregowania danych wykazywanych w bilansie oraz rachunku zysków i strat. Jednostka może stosowne informacje liczbowe, wraz z wyjaśnieniem, zapewniające porównywalność danych sprawozdania finansowego za rok poprzedni ze sprawozdaniem za rok bieżący zamieścić w punkcie 16 dodatkowych informacji i objaśnień sporządzanych według załącznika nr 5 do ustawy o rachunkowości.

W programie DRUKI Gofin sporządzam sprawozdanie finansowe dla jednostki mikro. Nie sporządzam informacji dodatkowej, więc nie dołączam jej do sprawozdania. Program nie pozwala mi jednak przygotować sprawozdania i wymusza dołączenie informacji dodatkowej. Jak postąpić, aby zapisać sprawozdanie?

W świetle art. 48 ust. 3 ustawy o rachunkowości jednostka mikro może nie sporządzać informacji dodatkowej pod warunkiem, że przedstawi informacje uzupełniające do bilansu określone w załączniku nr 4 do ww. ustawy. Zatem pytająca jednostka mogła nie sporządzać informacji dodatkowej, ale wówczas powinna sporządzić informacje uzupełniające do bilansu.

Program przy weryfikacji sprawdza czy wszystkie wymagane pola zostały wypełnione. Struktury logiczne zamieszczone na stronie BIP Ministerstwa Finansów wymagają dołączenia opisu do informacji uzupełniającej (lub informacji dodatkowej). Wypełnienie pola "Opis" jest więc obowiązkowe. W polu tym można zamieścić treść informacji uzupełniającej do bilansu ( lub dodatkowych informacji i objaśnień).

Do sprawozdania finansowego jednostka może również załączyć pliki zawierające informację uzupełniającą (lub dodatkowe informacje i objaśnienia) albo ich fragmenty (np. w formacie PDF). W sytuacji gdy wszystkie informacje dodatkowe zawarte są w dodawanym załączniku, w polu "Opis" wskazane jest zamieścić informację o tym fakcie.

Przypominamy, iż nazwa załączonego pliku musi mieć od 5 do 55 znaków, zawierać tylko małe i wielkie litery (bez polskich znaków) oraz cyfry. Nazwa pliku może zawierać także znak "_" (podkreślenia), "-" (myślnik) i "." (kropkę), ale nie może zawierać spacji.

Czy w polach "Opis" dotyczących informacji dodatkowej można wkleić równocześnie kilka punktów z informacji dodatkowej sporządzonych w programie Word, do których nie ma żadnego załącznika (brak not w formie tabel) oraz opis do not, które zostaną dołączone w formacie PDF?

Pole "Opis" jest polem tekstowym, w którym jednostka może zamieścić treść informacji dodatkowej (bez not w formie tabel).  Zgodnie z wymogami struktur logicznych udostępnionych w BIP na stronie internetowej Ministerstwa Finansów w polu tym może być zawarta treść obejmująca do 3.500 znaków, przy czym okno z opisem można dodawać wielokrotnie. Nie ma również przeszkód aby treść tej informacji skopiować z dokumentu sporządzonego w programie Word.

Czy we wprowadzeniu do sprawozdania w pozycji "Wskazanie, czy istnieją okoliczności wskazujące na zagrożenie kontynuowania przez nią działalności" powinno się zaznaczyć kwadrat "nie" a nie kwadrat "tak"(jeśli nie ma okoliczności wskazujących na zagrożenia)?

Jednostka sporządzając sprawozdanie w Programie DRUKI Gofin we wprowadzeniu do sprawozdania w pozycji "Wskazanie, czy nie istnieją okoliczności wskazujące na zagrożenie kontynuowania przez nią działalności" ma do wyboru przycisk:

• "tak" (brak okoliczności wskazujących na zagrożenie kontynuowania działalności),
• "nie" (wystąpiły okoliczności wskazujące na zagrożenia kontynuowania działalności).

Zatem, jeśli w jednostce nie występują okoliczności wskazujące na zagrożenie kontynuowania przez nią działalności wówczas wybiera przycisk "tak". Jeśli jednak takie okoliczności w jednostce wystąpiły, wówczas wybiera przyciski "nie” i dodaje opis tych okoliczności.

Taka konstrukcja tej części wprowadzenia do sprawozdania wynika ze schematów do struktur logicznych udostępnionych w BIP na stronie internetowej Ministerstwa  Finansów.

W druku rachunku zysków i strat dla jednostki innej (wariant porównawczy) w części A dodany jest pusty wiersz z aktywnymi polami i program wymusza uzupełnienie tych pozycji. Jak postąpić w tej sytuacji?

W sytuacji opisanej w pytaniu, w druku, w pustym wierszu zapewne została wypełniona przynajmniej jedna z kolumn, np. wpisano kwotę 0,00 w kolumnie "Dane za rok bieżący" w sposób zaprezentowany w tabeli poniżej. W takiej sytuacji konieczne jest usunięcie wpisanej kwoty lub wypełnienie całego wiersza. Wówczas program pozwoli na zapisanie zmian.

Czy w programie DRUKI Gofin jest możliwość zapisania danych w kompletnym pliku XML we wskazanej lokalizacji, np. na pulpicie komputera? Jeżeli tak, to jak to zrobić?

Tak. W programie DRUKI Gofin jest taka możliwość. W tym celu należy:

• w menu programu kliknąć przycisk E-KRS lub E-KAS (w zależności od organu, do którego składane jest sprawozdanie finansowe),
• wskazać w module e-Dokumenty GOFIN dokument właściwego sprawozdania i kliknąć przycisk Przygotuj/otwórz dokument XML,
• pojawi się okno "Krok 1. Podpisz dokument sprawozdania finansowego", w którym generujemy plik XML sprawozdania (jeżeli jeszcze nie został wygenerowany) lub klikamy przycisk "Eksportuj sprawozdanie" i zapisujemy sprawozdanie w dowolnie wybranym katalogu komputera (może to być np. Pulpit).

Przy próbie zapisu sprawozdania finansowego na dysku mojego komputera pojawia się komunikat z błędem o poniższej treści. Jak postąpić w takiej sytuacji?

Treść komunikatu wskazana w pytaniu oznacza, iż na komputerze użytkownika lub - w przypadku dysku sieciowego - na innym komputerze jest otwarty plik sprawozdania o tej samej nazwie. W takiej sytuacji wskazane jest zapisać sprawozdanie pod nową nazwą poprzez opcję "zapisz jako".

Dlaczego dodając plik z informacją dodatkową do sprawozdania finansowego nie można wpisać polskich liter ani spacji?

Powyższe ograniczenie wynika z wymagań technicznych Ministerstwa Finansów. Zgodnie z tymi wymaganiami nazwa pliku musi mieć od 5 do 55 znaków, zawierać tylko małe i wielkie litery (bez polskich znaków) oraz cyfry. Nazwa pliku może zawierać także znak "_" (podkreślenia), "-" (myślnik) i "." (kropkę), ale nie może zawierać spacji.

Czy informację dodatkową można dołączyć do sprawozdania finansowego w programie DRUKI Gofin w formie skanu z ręcznymi podpisami członków zarządu, czy bez podpisu, jak bilans i rachunek zysków i strat?

W programie DRUKI Gofin informację dodatkową można dołączyć do sprawozdania finansowego w postaci np. pliku PDF. W opublikowanych strukturach logicznych element sprawozdania finansowego "Dodatkowe informacje i objaśnienia", z wyjątkiem informacji dotyczącej rozliczenia różnicy pomiędzy podstawą opodatkowania podatkiem dochodowym a wynikiem finansowym, ma postać nieustrukturyzowaną. Według Ministerstwa Finansów za postać elektroniczną nieustrukturyzowaną można uznać skan dokumentu papierowego w postaci pliku w formacie PDF. Informacji dodatkowej sporządzonej w formacie PDF nie trzeba osobno podpisywać w formie papierowej. Sprawozdanie finansowe zawierające wszystkie wybrane elementy (np. bilans, rachunek zysków i strat oraz informację dodatkową) jednostka podpisuje jako całość.

W jakim formacie może być sporządzona informacja dodatkowa dołączana do sprawozdania finansowego sporządzanego w programie DRUKI Gofin?

Informację dodatkową sporządzoną we własnym zakresie można zapisać w formacie pdf, csv, jpg, png, doc, docx, xls, xlsx, odt, ods, txt lub rtf, a następnie dołączyć ją do sprawozdania finansowego sporządzonego w programie DRUKI Gofin.

Informację dodatkową mamy sporządzoną tabelarycznie i opisowo w punktach według ustawy o rachunkowości. Czy do pliku zbiorczego sprawozdania finansowego należy dołączyć wszystkie noty, czy tylko te dotyczące naszej firmy?

Do pliku zbiorczego sprawozdania finansowego należy dołączyć tylko te noty do informacji dodatkowej, które dotyczą jednostki sporządzającej sprawozdanie finansowe.

W celu sporządzenia sprawozdania finansowego według załącznika nr 1 do ustawy o rachunkowości chciałabym skorzystać z not do informacji dodatkowych udostępnionych w programie DRUKI Gofin – noty 11, 12 i 13. Jednak ich treść nie całkiem odpowiada moim potrzebom. Czy można je w jakiś sposób dostosować?

Noty do informacji dodatkowej udostępnione w programie DRUKI Gofin są uniwersalne. Można je dostosować do własnych potrzeb. W celu sporządzenia informacji dodatkowej według załącznika nr 1 do ustawy o rachunkowości można skorzystać z druku "Informacja dodatkowa wraz z notami dla jednostek innych niż banki, zakłady ubezpieczeń i zakłady reasekuracji" dostępnego w formacie .doc na stronie internetowej www.druki.gofin.pl w zakładce: Rachunkowość (w tym BILANS w formacie XML) / Informacja dodatkowa wraz z notami.

Podczas weryfikacji wypełnienia druku w programie DRUKI Gofin wyświetla mi się komunikat, że nie dodano druku bilansu czy rachunek zysków i strat. Klikam w ten komunikat, jednak program nie dodaje wymaganych druków. Jak rozwiązać ten problem?

Sporządzając sprawozdanie dla jednostki mikro należy obowiązkowo dołączyć bilans, rachunek zysków i strat oraz informacje uzupełniające.

W programie wskazane elementy sprawozdania finansowego dodaje się poprzez kliknięcie znaku "+" przy nazwie załącznika.

Poniżej linki do filmów instruktażowych pomocnych przy wypełnianiu formularzy w programie DRUKI Gofin:

• Pobieranie i wypełnianie formularzy,
• Wysyłka sprawozdania finansowego w formacie XML.

W programie DRUKI Gofin sporządzam sprawozdanie finansowe dla jednostki innej. W trakcie wypełniania druku nie można wpisać okresu, którego dotyczy sprawozdanie. Czy blokada ta wynika z innego funkcjonowania druku sprawozdań elektronicznych, czy też pole to wypełnia się automatycznie po zakończeniu wprowadzania wszystkich danych?

Pole "Wskazanie okresu objętego sprawozdaniem finansowym" wypełnia się automatycznie w momencie wpisania we wprowadzeniu do sprawozdania - na pierwszej stronie druku - daty początkowej i końcowej okresu, za który sporządzono sprawozdanie.

Przy weryfikacji przygotowanego sprawozdania finansowego dla jednostki mikro pojawił mi się komunikat z błędem wskazanym poniżej, którego nie rozumiem. Jak rozwiązać ten problem?

Z treści komunikatu wynika, iż w informacjach ogólnych na ostatniej stronie druku w pozycji "Informacja uszczegóławiająca, wynikająca z potrzeb lub specyfiki jednostki (opcjonalnie)" wpisano znak interpunkcyjny "." (kropka). Co ważne, wypełnienie tego pola nie jest obowiązkowe, można zatem pozostawić je puste. Usunięcie wskazanej kropki powinno rozwiązać problem i pozwolić przejść poprawnie weryfikację dokumentu.

Przy generowaniu sprawozdania do formatu XML wyświetla mi się komunikat błędu wskazany poniżej. Sama weryfikacja dokumentu przebiega pomyślnie. Sprawozdanie jest sporządzone w zł i tak jest zaznaczone pole. Dane w sprawozdaniu też są wykazane w zł. Gdzie może być popełniony błąd?

Z treści komunikatu wynika, iż we wprowadzeniu do sprawozdania finansowego nie wypełniono pozycji "Ustalenie wyniku finansowego". Wypełnienie tego pola jest obowiązkowe i wynika wprost ze struktur logicznych udostępnionych w BIP na stronie internetowej Ministerstwa Finansów.

Wygenerowaliśmy sprawozdanie finansowe za 20XX r. w formacie XML korzystając z programu DRUKI Gofin. Zostało ono podpisane przez wszystkie zobowiązane do tego osoby 5 marca 20XX+1 r., ale jeszcze nie zostało wysłane do KRS. Co jeśli np. w kwietniu okaże się, że musimy poprawić to sprawozdanie? Co w tym przypadku z datą podpisania sprawozdania?

Jeżeli sprawozdanie finansowe, o którym mowa w pytaniu, zostało podpisane przez wszystkie zobowiązane do tego osoby 5 marca 20XX+1 r., to spełnia wymóg art. 52 ustawy rachunkowości co do terminu sporządzenia sprawozdania finansowego i jego podpisania. W sytuacji gdy wystąpi konieczność korekty tego sprawozdania finansowego, należy sporządzić powtórne sprawozdanie finansowe z uwzględnieniem korekt. Powtórne sprawozdanie finansowe powinno być sporządzone w formie elektronicznej, z zachowaniem struktury i formatu (jeżeli jest wymagany) oraz podpisane zgodnie z wymogami art. 52 ust. 2 i 2b ustawy o rachunkowości. Nowa wersja sprawozdania będzie więc opatrzona nową datą, a podpisy wszystkich zobowiązanych do tego osób zostaną złożone w innych terminach niż pod sprawozdaniem pierwotnym.

Zakładając, że zatwierdzone zostanie sprawozdanie z datą późniejszą - po korekcie, naszym zdaniem, w celach dowodowych należy przechowywać także pierwszą wersję sprawozdania finansowego sporządzoną w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego (tutaj: z datą sporządzenia 5 marca 20XX+1 r.) przez okres co najmniej 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym nastąpiło zatwierdzenie sprawozdania finansowego.

Sporządzam sprawozdanie finansowe w programie DRUKI Gofin. Po wygenerowaniu pliku sprawozdania w formacie XML i podpisaniu przez wszystkie osoby, dodatkowo w module e-Dokumenty GOFIN wygenerowałam treść tego sprawozdania do formatu PDF. W pliku tym zawarte są wszystkie wybrane przeze mnie elementy sprawozdania, lista podpisów, ale brak w nim treści informacji dodatkowej, widnieje jedynie informacja o załączonych plikach, ich nazwa oraz rozmiar. Informację dodatkową sporządziłam w formacie TXT. Czy to jest prawidłowe?

Działanie programu jest jak najbardziej prawidłowe. Do sprawozdania finansowego nieustrukturyzowana informacja dodatkowa może zostać dołączona jako element pliku XML sprawozdania finansowego w postaci binarnej, kodowanej w standardzie Base64, np. jako PDF, CSV, JPG, PNG, DOC, DOCX, XLS, XLSX, ODT, ODS, TXT, RTF.

W przypadku dołączenia do sprawozdania finansowego sporządzanego w programie DRUKI Gofin informacji dodatkowej w postaci pliku PDF, treść tej informacji zamieszczona zostanie w całości w sprawozdaniu wygenerowanym do formatu PDF. Natomiast w przypadku dołączenia do sprawozdania finansowego informacji dodatkowej sporządzonej w innym pliku niż PDF, np. w postaci pliku DOC, JPG lub TXT itp., w sprawozdaniu wygenerowanym do formatu PDF zamieszczona zostanie jedynie informacja o dołączonych plikach.

Sporządzam sprawozdanie finansowe w programie DRUKI Gofin. Do sprawozdania dołączyłam informację dodatkową sporządzoną w formacie PDF. Czy w programie po wygenerowaniu pliku sprawozdania w formacie XML można podejrzeć treść dołączonej informacji dodatkowej?

Tak. Po wygenerowaniu pliku sprawozdania w formacie XML jest możliwy podgląd informacji dodatkowej dołączonej do tego sprawozdania. Przy czym dołączona do sprawozdania finansowego informacja dodatkowa musi być sporządzona w postaci pliku PDF. Aby podejrzeć treść informacji zamieszczonej w całości w wygenerowanym sprawozdaniu należy w module e-Dokumenty GOFIN przejść do zakładki „Podgląd dokumentów”. Następnie w pasku narzędzi wybrać ikonę „Dokumenty w formacie PDF”.

Co ważne, nie ma możliwości podglądu treści informacji dodatkowej sporządzonej w innym pliku niż PDF, np. w postaci pliku DOC, JPG lub TXT itp. W takim przypadku w sprawozdaniu wygenerowanym do formatu PDF zamieszczona zostanie jedynie informacja
o dołączonych plikach.

Sporządzam sprawozdanie finansowe w programie DRUKI Gofin. W trakcie dołączania plików z informacją dodatkową wyświetla mi się poniższa informacja:

Jak postąpić w tej sytuacji?

Z powyższego wynika, iż dołączany plik z informacją dodatkową ma niewłaściwą nazwę lub rozszerzenie. Z wytycznych Ministerstwa Finansów wynika, iż informację dodatkową sporządzoną we własnym zakresie można zapisać w następującym formacie: pdf, csv, jpg, png, doc, docx, xls, xlsx, odt, ods, txt lub rtf. Ponadto nazwa załączanego pliku musi mieć od 5 do 55 znaków, zawierać tylko małe
i wielkie litery (bez polskich znaków) oraz cyfry. Nazwa pliku może zawierać także znak "_" (podkreślenie), "-" (myślnik) i "." (kropkę), ale nie może zawierać spacji. Jeśli dołączany do sprawozdania finansowego plik z informacją dodatkową nie spełnia ww. wymogów program DRUKI Gofin automatycznie wskazuje, iż plik ten jest nieprawidłowy.

W którym miejscu w programie DRUKI Gofin następuje wygenerowanie sprawozdania finansowego w formacie XML?

Aby wygenerować sprawozdanie finansowe w formacie XML należy w pierwszej kolejności wybrać odpowiedni przycisk, tj.  "Przejdź do modułu e-Dokumenty, w którym wygenerujesz sprawozdanie w formacie XML oraz wyślesz do Krajowej Administracji Skarbowej" lub  "Przejdź do modułu e-Dokumenty, w którym wygenerujesz sprawozdanie w formacie XML do Krajowego Rejestru Sądowego”, dostępny w menu programu DRUKI Gofin (por. obraz poniżej).

W tym momencie następuje weryfikacja poprawności wypełnienia druku i sprawdzenia czy jest on zgodny ze strukturami logicznymi. Co istotne weryfikacja nie oznacza wygenerowania pliku ze sprawozdaniem w formacie XML zgodnym z regułami określonymi we właściwej strukturze XSD. Następnie użytkownik zostaje przeniesiony do modułu e-Dokumenty GOFIN, który umożliwia przygotowanie i realizację elektronicznej wysyłki sprawozdania, przechowywanie kopii wysłanych dokumentów i potwierdzeń UPO.
W oknie modułu e-Dokumenty GOFIN należy wskazać właściwy dokument (najechać na niego kursorem) oraz kliknąć przycisk "Przygotuj/otwórz dokument XML" (por. obraz poniżej).

Po wybraniu przycisku "Przygotuj/otwórz dokument XML" pojawi się dodatkowe okno "Krok 1. Podpisz dokument sprawozdania finansowego". W oknie tym w pierwszej kolejności należy wygenerować plik XML sprawozdania, poprzez kliknięcie przycisku "Generuj" (por. obraz poniżej).

Jeżeli generowanie pliku XML sprawozdania zakończy się sukcesem, to wyświetla się podstawowa informacja o pliku, tj. nazwa pliku eSPR_report.xml, rozmiar oraz data modyfikacji (por. obraz poniżej). W oknie widoczne są również przyciski:

• "Podpisz sprawozdanie", który uruchamia proces podpisania pliku XML sprawozdania za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub podpisu zaufanego,
• "Eksportuj sprawozdanie", który pozwala na wyeksportowanie pliku XML sprawozdania m.in. w celu podpisania go za pomocą podpisu zaufanego, podpisu osobistego lub podpisu kwalifikowanego (podpisywanie poza programem DRUKI Gofin) bądź podpisania przez osoby zobowiązane, które znajdują się poza siedzibą jednostki; przycisk ten pozwala również na wyeksportowanie pliku XML sprawozdania w celu przekazania go np. biegłemu rewidentowi,
• "Importuj podpisane sprawozdanie" umożliwia import podpisów złożonych na wyeksportowanym wcześniej pliku XML sprawozdania; w tym momencie nie jest importowana treść dokumentu, tylko same podpisy, które w trakcie importu sprawdzane są pod względem poprawności i zgodności z plikiem XML sprawozdania,
• "Usuń plik sprawozdania", który pozwala na usunięcie wygenerowanego pliku XML sprawozdania.

Po prawidłowym wygenerowaniu pliku XML za pomocą przycisku "Zapisz" wymagane jest wcześniejsze zapisanie wprowadzonych zmian.

Sporządzam sprawozdanie finansowe w programie DRUKI Gofin. W trakcie przygotowywania wysyłki tego sprawozdania do Szefa KAS program wymusza kolejne podpisanie pliku XML. Czy to jest prawidłowe?

Program DRUKI Gofin działa prawidłowo. Przed wysłaniem sprawozdania w formacie XML do Szefa KAS, plik inicjujący wysyłkę musi zostać ponownie podpisany przez uprawnioną do tego osobę. Wymóg ten wynika z wytycznych Ministerstwa Finansów.

W programie DRUKI Gofin w kroku 3. „Przygotowanie wysyłki sprawozdania finansowego do KAS” należy ponownie wygenerować plik XML. Jest to plik inicjujący wysyłkę sprawozdania, w którym poza treścią sprawozdania finansowego zawarte są dodatkowe dokumenty oraz informacje dołączone wcześniej (tj. w kroku 2), np. sprawozdanie z badania, uchwała zatwierdzająca sprawozdania, oświadczenia, dane o podpisach, data zatwierdzenia.

Po prawidłowym wygenerowaniu pliku inicjującego wysyłkę wyświetlane są podstawowe informacje dotyczące tego pliku oraz dodatkowe opcje związane z jego podpisaniem (por. obraz poniżej).

Jak wskazano powyżej przed wysłaniem sprawozdania w formacie XML do Szefa KAS, plik XML inicjujący wysyłkę musi zostać ponownie podpisany przez uprawnioną do tego osobę. Co ważne, nie ma w tym przypadku zastosowania art. 52 ust. 2 ustawy o rachunkowości.

Po podpisaniu pliku XML inicjującego wysyłkę, wszystkie złożone podpisy wyświetlają się na "Liście podpisów".

Wygenerowanie i podpisanie pliku XML inicjującego wysyłkę uniemożliwia wprowadzenie jakichkolwiek zmian we wcześniej wykonanych krokach, np. nie jest możliwe dodanie czy usunięcie w kroku 2 dodatkowych dokumentów lub informacji o podpisach.

W nocie podatkowej w programie DRUKI Gofin nie ma możliwości wpisania podstawy prawnej, co jest wymagane w sprawozdaniu finansowym. Czy jest to prawidłowe?

W programie DRUKI Gofin istnieje możliwość wyboru jednej z trzech wersji noty, tj. podstawowej, zawierającej tylko główne punkty, oraz rozszerzonej 1 i rozszerzonej 2. Wersje rozszerzone zawierają puste wiersze oznaczone w strukturach logicznych jako tzw. pozycje uszczegóławiające (użytkownika), w których wypełnia się nazwy pozycji, wartości, podstawę prawną oraz pozycje "Pozostałe", w których wypełnia się tylko wartość.

Podstawowa wersja noty podatkowej jest widoczna po otwarciu załącznika zawierającego dodatkowe informacje i objaśnienia. Natomiast w celu skorzystania z wersji rozszerzonej noty należy kliknąć na przycisk  w lewej kolumnie (por. obraz poniżej).

Jeżeli zatem jednostka chce sporządzić notę podatkową zawierającą także pozycje nieobowiązkowe powinna wybrać wersję rozszerzoną noty, w której będzie mogła wskazać także nazwę pozycji, wartości równe lub większe niż 20.000 zł oraz podstawę prawną.

Co należy wpisać w nocie podatkowej w wierszach uszczegóławiających do pozycji H. "Strata z lat ubiegłych, w tym:"?

Jeżeli jednostka poniosła w latach ubiegłych straty podatkowe, a za rok bieżący ma możliwość odliczenia ich części, to - naszym zdaniem - w wierszach uszczegóławiających do pozycji H. "Strata z lat ubiegłych, w tym:" może wykazać straty według lat ich powstania. Wówczas nie będzie wątpliwości, że termin ich odliczenia jest zachowany.

Czy jednostki niebędące podatnikami podatku dochodowego, sporządzające sprawozdania finansowe według załącznika nr 1 do ustawy o rachunkowości, mają obowiązek wypełniania w dodatkowych informacjach i objaśnieniach druku dotyczącego rozliczenia różnicy pomiędzy podstawą opodatkowania podatkiem dochodowym a wynikiem finansowym (zyskiem, stratą) brutto?

Jednostki niebędące podatnikami podatku dochodowego nie mają obowiązku wypełniania w dodatkowych informacjach i objaśnieniach druku dotyczącego rozliczenia różnicy pomiędzy podstawą opodatkowania podatkiem dochodowym a wynikiem finansowym (zyskiem, stratą) brutto.

Czy jednostka mikro sporządzająca sprawozdanie finansowe według załącznika nr 4 do ustawy o rachunkowości musi obowiązkowo wypełniać druk dotyczący rozliczenia różnicy pomiędzy podstawą opodatkowania podatkiem dochodowym a wynikiem finansowym (zyskiem, stratą) brutto?

W informacjach wyjaśniających do bilansu dla jednostek mikro, sporządzanych według załącznika nr 4 do ustawy o rachunkowości, pozycja rozliczenia różnicy pomiędzy podstawą opodatkowania podatkiem dochodowym, a wynikiem finansowym (zyskiem, stratą) brutto nie występuje. W zamieszczonych w BIP na stronie internetowej Ministerstwa Finansów strukturach logicznych dotyczących sprawozdania finansowego według załącznika nr 4 do ustawy o rachunkowości pozycja ta została umieszczona jedynie do wypełnienia fakultatywnego. W ramach tego fakultetu wypełnić ją mogą jedynie jednostki, których dotyczy ten zakres informacyjny, czyli podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych.

Czy jednostka mała sporządzająca sprawozdanie finansowe według załącznika nr 5 do ustawy o rachunkowości musi obowiązkowo wypełniać druk dotyczący rozliczenia różnicy pomiędzy podstawą opodatkowania podatkiem dochodowym a wynikiem finansowym (zyskiem, stratą) brutto?

W zakresie informacyjnym dodatkowych informacjach i objaśnieniach sporządzanych według załącznika nr 5 do ustawy o rachunkowości pozycja rozliczenia różnicy pomiędzy podstawą opodatkowania podatkiem dochodowym, a wynikiem finansowym (zyskiem, stratą) brutto nie występuje. W zamieszczonych w BIP na stronie internetowej Ministerstwa  Finansów strukturach logicznych dotyczących sprawozdania finansowego według załącznika nr 5 do ustawy o rachunkowości pozycja ta została umieszczona jedynie do wypełnienia fakultatywnego. W ramach tego fakultetu wypełnić ją mogą jedynie jednostki, których dotyczy ten zakres informacyjny, czyli podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych.

Czy jednostka sporządzająca sprawozdanie finansowe według załącznika nr 6 do ustawy o rachunkowości musi obowiązkowo wypełniać druk dotyczący rozliczenia różnicy pomiędzy podstawą opodatkowania podatkiem dochodowym a wynikiem finansowym (zyskiem, stratą) brutto?

W zakresie informacyjnym informacji dodatkowej sporządzanej według załącznika nr 6 do ustawy o rachunkowości pozycja rozliczenia różnicy pomiędzy podstawą opodatkowania podatkiem dochodowym, a wynikiem finansowym (zyskiem, stratą) brutto nie występuje. W zamieszczonych w BIP na stronie internetowej Ministerstwa  Finansów strukturach logicznych dotyczących sprawozdania finansowego według załącznika nr 6 do ustawy o rachunkowości pozycja ta została umieszczona jedynie do wypełnienia fakultatywnego. W ramach tego fakultetu wypełnić ją mogą jedynie jednostki, których dotyczy ten zakres informacyjny, czyli podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych.

Sporządzam sprawozdanie finansowe w programie DRUKI Gofin, mam już sporządzony bilans, rachunek zysków i strat oraz informację dodatkową dołączoną w formacie PDF. Czy muszę jeszcze wypełnić druk "Rozliczenie różnicy pomiędzy podstawą opodatkowania podatkiem dochodowym a wynikiem finansowym (zyskiem/stratą) brutto" w programie DRUKI Gofin? Mam już takie rozliczenie w pliku informacji dodatkowej w formacie PDF. Czy mogę w tej tabelce wpisać wszędzie kwotę "0" i jej nie uzupełnić?

"Rozliczenie różnicy pomiędzy podstawą opodatkowania podatkiem dochodowym a wynikiem finansowym (zyskiem, stratą) brutto" jest częścią dodatkowych informacji i objaśnień. Ze struktur udostępnionych w BIP na stronie internetowej Ministerstwa Finansów wynika, iż ten element musi mieć postać ustrukturyzowaną, tzn. należy go sporządzić w formacie XML zgodnym z regułami określonymi we właściwej strukturze XSD. Pozostała część dodatkowych informacji i objaśnień może mieć postać nieustrukturyzowaną, tzn. można ją sporządzić np. w formacie PDF. Przy czym druk dotyczący rozliczenia różnicy pomiędzy podstawą opodatkowania podatkiem dochodowym a wynikiem finansowym brutto wypełniają obligatoryjnie wyłącznie jednostki zobowiązane.

Obowiązek ten dotyczy podatników podatku dochodowego od osób prawnych. Zatem jednostki będące podatnikami podatku dochodowego od osób prawnych i sporządzające sprawozdanie finansowe dla jednostki innej – według załącznika nr 1 do ustawy o rachunkowości, powinny wypełnić druk "Rozliczenie różnic pomiędzy podstawą opodatkowania podatkiem dochodowym a wynikiem finansowym (zyskiem/stratą) brutto" w programie DRUKI Gofin. W ten sposób spełnią one wymóg sporządzenia sprawozdania finansowego w strukturach logicznych udostępnionych w BIP na stronie Ministerstwa Finansów. Druk ten zostanie bowiem odpowiednio przekonwertowany do formatu XML. Co istotne, w tym przypadku nie wystarczy wpisać wszędzie kwoty "0". Nie wystarczy również zamieszczenie tego druku w pliku informacji dodatkowej w formacie PDF (postać nieustrukturyzowana) dołączonej do sprawozdania finansowego.

W programie DRUKI Gofin w nocie podatkowej "Rozliczenie różnicy pomiędzy podstawą opodatkowania podatkiem dochodowym a wynikiem finansowym (zyskiem, stratą) brutto" nie ma miejsca na wpisanie kosztów podatkowych obecnego roku księgowanych w latach następnych. W jakiej pozycji noty należy wpisać takie koszty?

Przygotowana w programie DRUKI Gofin nota dotycząca rozliczenia różnicy pomiędzy podstawą opodatkowania podatkiem dochodowym a wynikiem finansowym (zyskiem, stratą) brutto, tzw. nota podatkowa, zawiera wszystkie wymagane elementy określone w strukturach logicznych udostępnionych w BIP na stronie Ministerstwa Finansów. W nocie tej koszty wykazuje się odpowiednio w pozycji E. "Koszty niestanowiące kosztów uzyskania przychodów (trwałe różnice pomiędzy zyskiem/stratą dla celów rachunkowych a dochodem/stratą dla celów podatkowych), w tym" lub F. "Koszty nieuznawane za koszty uzyskania przychodów w bieżącym roku, w tym", lub G. "Koszty uznawane za koszty uzyskania przychodów w roku bieżącym ujęte w księgach lat ubiegłych, w tym".

W strukturach logicznych udostępnionych w BIP nie wyodrębniono kosztów podatkowych obecnego roku księgowanych w latach następnych (przyszłych). W programie DRUKI Gofin takie koszty można wykazać w pozycji I. "Inne zmiany podstawy opodatkowania, w tym".

Sporządzam sprawozdanie dla jednostki innej. W nocie podatkowej, pomimo informacji, że podstawa prawna jest obowiązkowa dla wartości równej lub większej niż 20.000 zł, program wymusza podanie podstawy prawnej dla wszystkich wprowadzonych wartości. Czy powinnam podać taką podstawę prawną?

W programie DRUKI Gofin istnieje możliwość wyboru jednej z trzech wersji noty, tj. podstawowej, zawierającej tylko główne punkty, oraz rozszerzonej 1 i rozszerzonej 2.
Podstawowa wersja noty podatkowej jest widoczna po otwarciu załącznika zawierającego dodatkowe informacje i objaśnienia. Natomiast w celu skorzystania z wersji rozszerzonej noty należy kliknąć na przycisk  w lewej kolumnie.
Rozszerzone wersje noty podatkowej zawierają puste wiersze oznaczone w strukturach logicznych Ministerstwa Finansów jako pozycje tzw.:

• uszczegóławiające (użytkownika), w których wypełnia się nazwy pozycji, wartości, podstawę prawną oraz
• "Pozostałe", w których wypełnia się tylko wartość.

Zasadniczo jednostka wypełniając rozszerzoną wersję noty podatkowej w dodatkowych wierszach powinna wpisać wartości równe lub większe niż 20.000 zł i podać podstawę prawną. Natomiast wartości niższe niż 20.000 zł jednostka wykazuje łącznie (w sumie) w pozycji "Pozostałe".

Czy sprawozdanie finansowe w programie DRUKI Gofin można podpisać wyłącznie podpisem kwalifikowanym (płatnym), czy możliwe jest także podpisanie tego sprawozdania podpisem zaufanym (bezpłatnym)?

Program DRUKI Gofin umożliwia:

1. przygotowanie i wysyłkę sprawozdania finansowego do Szefa KAS:
   • przy użyciu podpisu kwalifikowanego,
   • przy użyciu podpisu zaufanego,
      
2. przygotowanie sprawozdania finansowego do KRS:
   • przy użyciu podpisu kwalifikowanego,
   • przy użyciu podpisu zaufanego.

Podpis sprawozdania w formacie XML (do Szefa KAS i do KRS) podpisem zaufanym w programie DRUKI Gofin uzyskuje się w sposób następujący:

1. w menu programu należy wybrać ikonę: E-KRS lub E-KAS (jeżeli plik XML ze sprawozdaniem nie został wcześniej wygenerowany) lub ikonę: E,
    
2. w module e-Dokumenty należy wskazać dokument sprawozdania finansowego i kliknąć przycisk "Przygotuj/otwórz dokument XML",
    
3. w kroku 1 "Podpisz dokument sprawozdania finansowego" należy kliknąć przycisk "Generuj" (jeżeli plik XML ze sprawozdaniem nie został wcześniej wygenerowany); po prawidłowym wygenerowaniu pliku XML za pomocą przycisku "Zapisz" wymagane jest wcześniejsze zapisanie wprowadzonych zmian, tak przygotowany dokument można podpisać,
    
4. podpisując dokument bezpośrednio w programie DRUKI Gofin na komputerze, na którym przygotowywane było sprawozdanie, po wybraniu przycisku "Podpisz sprawozdanie" otworzy się okno z wyborem sposobu autoryzacji dokumentu podpisem kwalifikowanym lub podpisem zaufanym (por. obraz poniżej),
   
   
   
   
    
5. w sytuacji, gdy użytkownik do podpisania sprawozdania wybierze podpis zaufany, otworzy się okno ze wskazówkami, jak postępować krok po kroku, aby podpisać dokument podpisem zaufanym (por. obraz poniżej),
   
   
   
   
    
6. podpis zaufany uzyskuje się poprzez wyeksportowanie pliku XML sprawozdania do katalogu przyciskiem "Wyeksportuj plik",
    
7. następnie należy przejść na stronę internetową Ministerstwa Cyfryzacji poprzez przycisk "Przejdź na stronę" (https://www.gov.pl/web/gov/podpisz-dokument-elektronicznie-wykorzystaj-podpis-zaufany) i postępować zgodnie ze znajdującymi się tam informacjami,
    
8. po podpisaniu pliku XML sprawozdania konieczne jest zaimportowanie do programu podpisanego pliku XML sprawozdania przyciskiem "Zaimportuj plik",
    
9. na koniec należy kliknąć przycisk "Podpisz XML".

Jeśli plik XML sprawozdania ma zostać podpisany na zewnątrz (tzn. na innym komputerze), to należy go wyeksportować do katalogu (zapisać na dysku) i przesłać np. e-mailem. Co istotne plik XML trzeba później zaimportować ponownie do programu za pomocą przycisku "Importuj podpisane sprawozdanie" (importują się wówczas same podpisy, a nie treść dokumentu). 

W jaki sposób następuje podpisanie elektronicznego sprawozdania finansowego sporządzonego w programie DRUKI Gofin przez osobę sporządzającą, zarząd oraz biegłego rewidenta?

Według art. 45 ust. 1f ustawy o rachunkowości sprawozdanie finansowe sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. Z treści art. 52 ustawy o rachunkowości wynika, iż sprawozdanie finansowe podpisują (podając zarazem datę podpisu):

• osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych,
• kierownik jednostki,a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy - wszyscy członkowie tego organu, albo co najmniej jedna osoba wchodząca w skład tego organu w sposób, o którym mowa w art. 52 ust. 2b ustawy o rachunkowości.

Z przepisów ustawy o rachunkowości nie wynika więc obowiązek podpisania sprawozdania finansowego przez osobę sporządzającą to sprawozdanie oraz biegłego rewidenta. Biegły rewident sporządza i podpisuje sprawozdanie z badania.

Sposób złożenia podpisu elektronicznego pod sprawozdaniem finansowym został omówiony tutaj.

Jaka jest kolejność podpisywania sprawozdania finansowego? Czy podpisując sprawozdanie finansowe w programie DRUKI Gofin pierwsza podpisuje się osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg np. główna księgowa, czy członkowie zarządu? Czy kolejność składania podpisu kwalifikowanego i zaufanego ma jakieś znaczenie?

W sytuacji kiedy wszyscy członkowie zarządu i główna księgowa posługują się jednakowymi podpisami kwalifikowanymi nie ma znaczenia kolejność składanych podpisów. Dla porządku zakłada się, że jako pierwsza podpisze się osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg (tzn. główna księgowa), sygnując w ten sposób przygotowany dokument sprawozdania.

Wątpliwości budzi sytuacja, w której jedna lub więcej osób składających podpis sygnuje dokumenty podpisem zaufanym. W takim przypadku zalecane jest aby jako pierwsze podpisały się osoby korzystające z podpisu zaufanego, a następnie osoby korzystające z podpisów kwalifikowanych.

Może to doprowadzić do takiej sytuacji, że np. główna księgowa podpisze się jako ostatnia z uwagi na to, że np. członkowie zarządu podpisują sprawozdanie finansowe podpisem zaufanym.

Powyższa sytuacja wynika z samej właściwości podpisu. Podpis zaufany zapisuje podpis wewnątrz pliku XML, natomiast w przypadku podpisu kwalifikowanego składanego zewnętrznie pojawia się dodatkowy plik (lub pliki) XAdES z podpisami dołączonymi do pliku XML sprawozdania.

Przygotowuję sprawozdanie finansowe, które muszę wysłać do KAS. Jaka jest prawidłowa kolejność operacji: czy najpierw udostępniam plik XML do podpisu innym osobom, czy też wybieram przycisk "Podpisz sprawozdanie"?

Kolejność jest dowolna, nie ma znaczenia dla prawidłowego podpisania pliku. Co jednak istotne, w sytuacji gdy osoby zobowiązane do podpisania sprawozdania finansowego posiadają różne podpisy elektroniczne np. podpis kwalifikowany i podpis zaufany, zalecane jest, aby jako pierwsze podpisały się osoby korzystające z podpisu zaufanego oraz podpisu kwalifikowanego wewnętrznego, a następnie osoby korzystające z podpisów kwalifikowanego zewnętrznego lub otaczającego.

Każdy członek zarządu naszej spółki posiada podpis zaufany. Z kolei osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, posiada zarówno kwalifikowany podpis elektroniczny, jak i podpis zaufany. Jak w tej sytuacji będzie wyglądało podpisywanie sprawozdania finansowego w formacie XML?

W świetle przepisów ustawy o rachunkowości sprawozdanie finansowe powinno zostać sporządzone w postaci elektronicznej oraz opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym albo podpisem osobistym przez:

1. osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych,
2. kierownika jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy - przez wszystkich członków tego organu, albo przez co najmniej jedną osobę wchodzącą w skład tego organu w sposób, o którym mowa w art. 52 ust. 2b ustawy o rachunkowości.

Sprawozdanie finansowe w formacie XML przygotowane w programie DRUKI Gofin można podpisać zarówno kwalifikowanym podpisem elektronicznym, jak i podpisem zaufanym. Podpis sprawozdania podpisem zaufanym w programie DRUKI Gofin uzyskuje się w sposób opisany tutaj: Forma podpisu elektronicznego pod sprawozdaniem sporządzonym w programie DRUKI Gofin.

W przypadku, gdy osoby zobowiązane do podpisania sprawozdania finansowego posiadają różne podpisy elektroniczne, zalecane jest w pierwszej kolejności podpisanie sprawozdania podpisem zaufanym, a następnie podpisem kwalifikowanym. W przypadku pytającej jednostki zalecane jest aby osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych przygotowane sprawozdanie finansowe podpisała podpisem zaufanym.

Jeśli przygotuję i podpiszę sprawozdanie finansowe przygotowane w programie DRUKI Gofin, to czy mogę wysłać je dalej do członków zarządu, aby podpisali to sprawozdanie?

Przygotowane i podpisane sprawozdanie finansowe można wyeksportować poprzez przycisk "Eksportuj sprawozdanie" i wysłać pocztą elektroniczną i/lub przekazać na elektronicznym nośniku pamięci członkom zarządu do podpisu.

Podpisane sprawozdanie przez członków zarządu, należy zaimportować do programu poprzez przycisk "Importuj podpisane sprawozdanie".

Czy wszyscy członkowie zarządu oraz osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych muszą podpisać sprawozdanie finansowe elektronicznie – równocześnie, w momencie jego sporządzenia? Czy sprawozdanie może podpisać niezależnie księgowa, a potem zarząd?

Sprawozdanie finansowe sporządzone w programie DRUKI Gofin nie musi być podpisywane równocześnie przez członków zarządu i osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych (np. księgową). Księgowa może podpisać sprawozdanie w pierwszej kolejności (np. 25 marca 202X r.), a następnie wszyscy członkowie zarządu (np. 26 marca 202X r., 29 marca 202X r.).

Warto dodać, iż jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy, sprawozdanie finansowe może podpisać co najmniej jedna osoba wchodząca w skład tego organu po złożeniu przez pozostałe osoby wchodzące w skład tego organu oświadczeń, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie, lub odmów złożenia takich oświadczeń. Odmowa złożenia oświadczenia jest równoznaczna z odmową podpisu sprawozdania finansowego i wymaga sporządzenia pisemnego uzasadnienia. Oświadczenie, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie, oraz odmowa złożenia takiego oświadczenia są dołączane do sprawozdania finansowego (por. art. 52 ust. 2b ustawy o rachunkowości).

Czy za prawidłowe można uznać sprawozdanie finansowe podpisane przez osobę sporządzającą to sprawozdanie (będącą jednocześnie osobą, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych) np. z datą 29 marca 2024 r., w sytuacji gdy pozostali członkowie zarządu złożą podpis np. z datą 2 kwietnia 2024 r. lub późniejszą?

Aby sprawozdanie finansowe zostało sporządzone kompletnie w rozumieniu przepisów ustawy o rachunkowości, tj. nie później niż w ciągu trzech miesięcy od dnia bilansowego, powinno zostać podpisane również w tym przedziale czasowym zarówno przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, jak i kierownika jednostki. Zatem w przypadku roku obrotowego pokrywającego się z rokiem kalendarzowym, data sporządzenia i podpisania sprawozdania finansowego przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i kierownika jednostki nie może być późniejsza niż dzień 31 marca kolejnego roku obrotowego.

W naszej jednostce osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych jest jednocześnie członkiem zarządu. Czy ta osoba powinna dwa razy złożyć podpis elektroniczny pod sprawozdaniem finansowym?

Jeżeli osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych pełni równocześnie funkcję członka zarządu, to - naszym zdaniem - nie musi ona podpisywać elektronicznie sprawozdania finansowego dwa razy. W takim przypadku wystarczy, że osoba ta złoży jeden podpis pod sprawozdaniem finansowym. W informacji o podpisach złożonych na pliku XML sprawozdania finansowego widnieje bowiem tylko data, godzina i podpis. Brak jest opisu czy podpis złożyła osoba odpowiedzialna za prowadzenie ksiąg rachunkowych, czy członek zarządu.

Warto dodać, iż jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy, sprawozdanie finansowe może podpisać co najmniej jedna osoba wchodząca w skład tego organu po złożeniu przez pozostałe osoby wchodzące w skład tego organu oświadczeń, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie, lub odmów złożenia takich oświadczeń. Odmowa złożenia oświadczenia jest równoznaczna z odmową podpisu sprawozdania finansowego i wymaga sporządzenia pisemnego uzasadnienia. Oświadczenie, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie, oraz odmowa złożenia takiego oświadczenia są dołączane do sprawozdania finansowego (por. art. 52 ust. 2b ustawy o rachunkowości).

Jeden ze wspólników – Holender – posiada podpis elektroniczny. Czy taki podpis jest akceptowany przez program DRUKI Gofin?

Sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej może zostać podpisane przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego zgodnie z algorytmem XAdES-BES w wersji Enveloped. Kwalifikowany podpis elektroniczny wydany na terenie Unii Europejskiej, jak również w państwie spoza UE, spełniający powyższe założenia, będzie ważny do podpisania sprawozdań finansowych.

Czy informacja dodatkowa sporządzona w formacie PDF, załączona do sprawozdania finansowego, musi być najpierw podpisana w formie papierowej? Czy wystarczy podpis elektroniczny sprawozdania finansowego?

Informacji dodatkowej sporządzonej w formacie PDF nie trzeba osobno podpisywać w formie papierowej. Sprawozdanie finansowe zawierające wszystkie wybrane elementy (np. bilans, rachunek zysków i strat oraz informacja dodatkowa) należy podpisać jako całość.

Jak podpisać sprawozdanie z działalności w programie DRUKI Gofin?

Sprawozdania z działalności nie podpisuje się w programie DRUKI Gofin. Ten element sprawozdania finansowego sporządza się w postaci elektronicznej (nie w programie DRUKI Gofin) oraz podpisuje kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym albo podpisem osobistym.

W biurze rachunkowym jest właściciel oraz kilku pracowników. Właściciel nie wykonuje bezpośrednio czynności związanych z prowadzeniem ksiąg i sporządzaniem sprawozdań finansowych. Zatrudniony pracownik księguje, sporządza sprawozdania, ma upoważnienie do wysyłki deklaracji itp. Kto powinien podpisać się pod sprawozdaniem finansowym, właściciel biura czy jego pracownik?

W praktyce często sprawozdanie finansowe sporządza inna osoba niż ta, której powierzono prowadzenie ksiąg. Jednak z ustawy o rachunkowości nie wynika obowiązek podpisania sprawozdania przez osobę sporządzającą. Sprawozdanie finansowe podpisuje osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg i kierownik jednostki. Z umowy pomiędzy biurem rachunkowym, a daną jednostką powinno wynikać kto jest osobą, której powierzono prowadzenie ksiąg. Może to być właściciel biura lub jeden z pracowników. Jeżeli takiej osoby nie wskazano wprost w umowie, to sprawozdanie finansowe - oprócz kierownika danej jednostki - podpisuje osoba, która jest uprawniona do reprezentowania biura rachunkowego na zewnątrz (jako osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg).

Przy imporcie sprawozdania w formacie XML wyświetlił mi się komunikat z błędem o poniższej treści. Co oznacza ten błąd?

Wskazany w pytaniu błąd może wystąpić m.in. w sytuacji, gdy:

• importowane są podpisy do niewłaściwego sprawozdania,
• dokument XML sprawozdania po wyeksportowaniu został zmieniony, a dopiero później podpisany,
• złożony podpis ma nieprawidłowe parametry (więcej na ten temat tutaj).

Przy podpisywaniu sprawozdania finansowego pojawił mi się komunikat z błędem wskazanym poniżej. Jak rozwiązać ten problem?

W przypadku powyższego komunikatu, należy sprawdzić ustawienia programu, który jest używany do podpisywania sprawozdania w formacie XML.

Jeżeli do podpisywania sprawozdania używany jest program Szafir należy wykonać czynności wskazane na poniższych obrazkach:

Jeżeli do podpisywania sprawozdania używany jest program proCertum należy z menu tego programu wybrać opcję "Ustawienia" ->"Podpis" i wprowadzić ustawienia widoczne na poniższych obrazkach:

W programie DRUKI Gofin w oknie "Podpisywanie pliku XML" nie widać certyfikatu (np. KIR karta "Graphite"). Podpis jest prawidłowo zainstalowany w systemie Windows, jest widoczny na liście certyfikatów systemu Windows oraz istnieje klucz prywatny, który odpowiada certyfikatowi. Jak więc podpisać sprawozdanie?

Zasadniczo certyfikat wskazany w pytaniu powinien być widoczny w programie DRUKI Gofin. Jeśli jednak pomimo prawidłowej instalacji certyfikat podpisu jest niewidoczny wówczas, aby podpisać sprawozdanie, należy postąpić w następujący sposób:

1. Wyeksportować plik XML sprawozdania do katalogu (przycisk: Eksportuj sprawozdanie).
2. Podpisać plik XML sprawozdania podpisem cyfrowym poza programem DRUKI Gofin za pomocą oprogramowania dostarczonego przez producenta podpisu cyfrowego.
3. Podpisany plik XML sprawozdania zaimportować do programu DRUKI Gofin (przycisk: Importuj podpisane sprawozdanie).

W sprawozdaniu w formacie XML sporządzonym w programie DRUKI Gofin widoczne są wszystkie podpisy. Dlaczego zatem przy weryfikacji podpisów przy pomocy innego oprogramowania lub na stronie KRS nie są widoczne wszystkie podpisy?

Sytuacja taka może mieć miejsce w momencie, gdy do weryfikacji podpisów zamieszczonych pod sprawozdaniem w innym oprogramowaniu (nie w programie DRUKI Gofin) został przekazany inny plik sprawozdania w formacie XML, niezawierający wszystkich podpisów. Należy więc sprawdzić jaki plik został przekazany do weryfikacji.

Czy w programie DRUKI Gofin jest możliwość zaimportowania podpisów z pliku XML sprawozdania generującego błąd do nowo utworzonego zaktualizowanego pliku?

Tak. W programie DRUKI Gofin możliwy jest import podpisów z jednego pliku XML sprawozdania do drugiego, przy czym dane w tych plikach muszą być zgodne, a konieczność ponownego generowania pliku XML tego samego sprawozdania wynika np. z niezgodności metryki sprawozdania.

W celu importu podpisów należy wykonać następujące czynności:

1. otworzyć program DRUKI Gofin i w górnym pasku narzędziowym wybrać ikonę „Moje e-Dokumenty” (por. obraz poniżej), 
   
2. po przejściu do modułu e-Dokumenty GOFIN wybrać z listy dokument, w którym wygenerowany jest plik XML sprawozdania z błędem,  
3. następnie w dolnym pasku kliknąć przycisk „Przygotuj/otwórz dokument XML”, który umożliwi otwarcie dodatkowego okna „Krok 1. Podpisz dokument sprawozdania finansowego” z informacją o pliku XML sprawozdania finansowego oraz listą podpisów,
4. wybrać przycisk „Eksportuj sprawozdanie” oraz zapisać plik XML sprawozdania na „Pulpicie”,
5. zamknąć moduł e-Dokumenty GOFIN i otworzyć plik sprawozdania zapisany w formacie .gofin,   
6. zaktualizować druk wybierając w pasku narzędziowym ikonę ,
7. kliknąć przycisk , po czym w wyświetlonym komunikacie wybrać przycisk „Przekaż dokument” (por. obraz poniżej), 
   
8. wybrać nowo utworzony dokument w oknie modułu e-Dokumenty, a następnie kliknąć przycisk „Przygotuj/otwórz dokument XML” i w kroku 1 wygenerować nowy plik XML sprawozdania oraz zapisać zmiany klikając na przycisk „Zapisz”,
9. następnie wybrać przycisk „Importuj podpisane sprawozdanie” i w oknie systemowym wskazać na pulpicie wcześniej wyeksportowany plik XML (patrz punkt 4) potwierdzając wybór przyciskiem „Otwórz”; w tym momencie nie jest importowana treść dokumentu, tylko same podpisy, które w trakcie importu sprawdzane są pod względem poprawności i zgodności z plikiem XML sprawozdania,
10. po prawidłowym zaimportowaniu podpisów można kontynuować dalszą wysyłkę sprawozdania do Szefa KAS.

W jaki sposób sprawozdanie finansowe w formacie XML sporządzone w programie DRUKI Gofin wysłać do KRS?

Przygotowane w programie DRUKI Gofin i podpisane sprawozdanie finansowe w formacie XML w celu złożenia do KRS należy zapisać na dysku. Następnie, po zalogowaniu na konto w systemie teleinformatycznym udostępnionym na stronie internetowej https://ekrs.ms.gov.pl w sekcji „Bezpłatne zgłaszanie dokumentów finansowych”, gotowy plik sprawozdania finansowego należy załączyć wraz z pozostałymi wymaganymi dokumentami postępując zgodnie z "Instrukcją użytkownika" dostępną na stronie internetowej https://ekrs.ms.gov.pl/rdf/rd/ w sekcji "Pomoc".

Jakie dokumenty oprócz sprawozdania finansowego w formacie XML spółka komandytowa wysyła do KRS? Czy załącza też protokół, uchwałę oraz sprawozdanie z działalności?

Spółka komandytowa przy wysyłce do KRS sprawozdania finansowego powinna dołączyć również:

• sprawozdanie z badania, jeżeli sprawozdanie finansowe podlegało badaniu,
• odpis uchwały o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego oraz podziale zysku lub pokryciu straty,
• sprawozdanie z działalności, jeżeli spółka sporządza takie sprawozdanie.
   

Ponadto spółka powinna przekazać odmowę podpisu, do której ma zastosowanie art. 52 ust. 2 ustawy o rachunkowości, oraz oświadczenie lub odmowę złożenia oświadczenia, do których ma zastosowanie art. 52 ust. 2b ustawy o rachunkowości, jeżeli zostały sporządzone.

Powyższe wynika z treści art. 69 ustawy o rachunkowości.

Wysyłam sprawozdanie do KRS. Gdzie w RDF wybiera się rodzaj wysyłanego pliku jeśli chodzi o uchwały, gdyż są tam tylko - uchwała o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego oraz uchwała o podziale zysku/pokryciu straty. Co z pozostałymi uchwałami (zatwierdzenie sprawozdania z działalności spółki, udzielenie absolutorium)? Czy składa się tylko te dwie, a komplet uchwał z protokołem zgromadzenia wspólników i listą obecności wspólników tylko pozostawia się w spółce?

Do KRS składa się odpis uchwały o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego oraz odpis uchwały o podziale zysku/pokryciu straty. Tak wynika z treści art. 69 ustawy o rachunkowości. Pozostałych uchwał nie składa się do KRS.

W jaki sposób SP ZOZ może wysłać do KRS sprawozdanie finansowe w formacie XML sporządzone w programie DRUKI Gofin?

Przygotowane w programie DRUKI Gofin i podpisane sprawozdanie finansowe w formacie XML w celu złożenia do KRS należy zapisać na dysku. Następnie, należy zalogować się na konto w systemie teleinformatycznym (Portal S24) udostępnionym na stronie internetowej Ministerstwa Sprawiedliwości https://ekrs.ms.gov.pl w sekcji „S24-Rejestracja spółki Inne wnioski”.

Uwaga: W przypadku SP ZOZ nie ma możliwości przekazania sprawozdania finansowego w sekcji „Bezpłatne zgłaszanie dokumentów finansowych”, gdyż SP ZOZ nie jest podmiotem wpisanym do rejestru przedsiębiorców KRS.

Po zalogowaniu się w systemie S24 w pierwszej kolejności należy w zakładce „MOJE PRZEDSIĘBIORSTWA” wybrać z listy interesujący nas podmiot (w naszym przypadku SP ZOZ).

Po otwarciu wybranego SP ZOZ przechodzimy do zakładki „SPRAWOZDANIA FIN.” i wybieramy przycisk Nowy wniosek, a następnie wskazujemy „Wniosek o przyjęcie dokumentów do Repozytorium Dokumentów Finansowych”. Po zaznaczeniu wniosku konieczne jest wybranie przycisku Wybierz wzorzec wniosku. Pojawi się wówczas ekran (Krok 1) z możliwością wyboru opcji załączania dokumentów finansowych, tj.:

1. „Korekta sprawozdania finansowego złożonego za pomocą wniosku Z-30”,
2. „Przyjęcie dokumentów do Repozytorium Dokumentów Finansowych dla Samodzielnych Publicznych Zakładów Opieki Zdrowotnej”.

Po zaznaczeniu opcji nr 2 należy uruchomić przycisk Następny i przejść do kolejnych kroków, w których można wypełnić wniosek o przyjęcie dokumentów finansowych oraz dołączyć określone dokumenty, tj. sprawozdania, opinie, uchwały.

Więcej informacji dotyczących złożenia wniosku o przyjęcia dokumentów do Repozytorium Dokumentów Finansowych dla SP ZOZ dostępnych jest w instrukcji „Wniosek 230 w formacie PDF” oraz „Dokumentacja użytkownika w formacie PDF” zamieszczonych na stronie internetowej https://ekrs.ms.gov.pl/s24/pomoc.

Czy wyznaczenie przez Ministra Finansów Naczelnika Zachodniopomorskiego Urzędu Skarbowego w Szczecinie jako organu do wykonywania zadań Szefa KAS w zakresie obsługi sprawozdań finansowych ma wpływ na wysyłkę sprawozdania finansowego przy użyciu programu DRUKI Gofin?

Program DRUKI Gofin do obsługi sprawozdań finansowych kierowanych do Szefa KAS wykorzystuje API udostępnione przez Ministerstwo Finansów (szczegółowe informacje dostępne są na stronie: https://www.podatki.gov.pl/e-sprawozdania-finansowe). Programy wykorzystujące wspomniane API nie mają możliwości wskazania konkretnego adresata, to mechanizmy po stronie Ministerstwa decydują, do kogo ostatecznie trafi przekazywane sprawozdanie.

W związku z powyższym wskazanie przez ministra Finansów Naczelnika Zachodniopomorskiego US w Szczecinie jako organu do wykonywania zadań Szefa KAS w zakresie obsługi sprawozdań finansowych nie oznacza żadnych zmian dla użytkowników programu DRUKI Gofin.

Fakt ten ma znaczenie dla podmiotów, które nie skorzystają z funkcjonalności programu DRUKI Gofin i zdecydują się na wysyłkę sprawozdania finansowego do Szefa KAS przez ePUAP. Podmiot, który podejmie decyzję o takiej wysyłce powinien wskazać jako adresata Zachodniopomorski US w Szczecinie, adres skrytki: /8xa2k23ncv/SkrytkaESP.

Sprawozdanie finansowe przygotowaliśmy w programie DRUKI Gofin. W związku z tym, że jednostką kieruje organ wieloosobowy (14 osób) przy jego podpisywaniu skorzystaliśmy z uproszczenia umożliwiającego podpisanie sprawozdania przez jedną osobę wchodzącą w skład tego organu, zaś pozostali złożyli stosowne oświadczenia. W trakcie przygotowywania wysyłki sprawozdania, w programie w kroku 2 dołączaliśmy dodatkowe dokumenty, w tym ww. oświadczenia. Niestety w trakcie ich dodawania wyświetlił się poniższy komunikat:

Jak rozwiązać ten problem? W jaki sposób przesłać pozostałe oświadczenia?

Jak wynika z informacji podanej w komunikacie wygenerowanym przez program DRUKI Gofin, ograniczona liczba plików dołączanych do wysyłki wynika z wymagań technicznych Ministerstwa Finansów. W takiej sytuacji jednym z możliwych rozwiązań jest połączenie wszystkich oświadczeń członków organu wieloosobowego w jeden plik i dołączenie do wysyłki jednego dokumentu. Innym rozwiązaniem możliwym do zastosowania jest skorzystanie z aplikacji Ministerstwa Finansów udostępnionej na stronie internetowej www.podatki.gov.pl/e-sprawozdania-finansowe/aplikacja/ i wybrania opcji „Wyślij dokument”, tj. przesłania dodatkowych dokumentów bez sprawozdania finansowego.

Okno zarządzania plikami na Dysku Google pozwala na:

• utworzenie nowego folderu,
• edycję nazwy pliku lub folderu,
• usunięcie pliku lub folderu,
• zapis i odczyt druków,
• przenoszenie plików między folderami,
• wyszukiwanie plików i folderów,
• sortowanie plików i folderów wg nazwy, wielkości, typu i daty ostatniej modyfikacji,
• wylogowanie z usługi Dysku Google.

Znaczenie poszczególnych elementów paska narzędziowego przedstawia poniższa tabela.

IKONA	OPIS
	Przejście do poprzedniego folderu
	Przejście do następnego folderu
	Odświeżenie listy plików w aktualnym folderze
	Przejście do strony startowej
	Utworzenie nowego folderu
	Edycja nazwy pliku lub folderu
	Usunięcie pliku lub folderu

Kliknięcie przycisku  w oknie przeglądarki plików, powoduje otworzenie nowego okna, w którym należy podać nazwę folderu.

Kliknięcie przycisku Ok, spowoduje utworzenie nowego folderu.

Kliknięcie przycisku  w oknie przeglądarki plików, powoduje otworzenie nowego okna, w którym należy podać nową nazwę pliku lub folderu.

Kliknięcie przycisku Ok, spowoduje zapisanie zmian.

Kliknięcie przycisku  w oknie przeglądarki plików, powoduje wyświetlenie okna z potwierdzeniem usunięcia pliku lub folderu.

Kliknięcie przycisku tak, spowoduje usunięcie pliku lub folderu.

Zapisywanie druku na Dysku Google może odbyć się na dwa sposoby:

Sposób pierwszy

W pasku narzędziowym programu wybieramy opcję Druk -> Zapisz na Dysku Google jako.

Po dokonaniu pierwszego zapisu, każde kolejne zapisanie zmian w druku spowoduje aktualizację druku zapisanego na Dysku Google. Każdy kolejny zapis zmian w druku będzie odbywał się na Dysku Google.

Sposób drugi

W pasku narzędziowym programu wybieramy opcję Druk -> Wyślij kopię na Dysk Google.

Powyższy sposób zapisu spowoduje utworzenie kopii druku na Dysku Google. Każdy kolejny zapis zmian nadal będzie odbywać się na druku zapisanym lokalnie na dysku.

Aby zapisać druk, należy podać nazwę pliku i kliknąć przycisk zapisz.

Aby otworzyć druk zapisany na Dysku Google, należy zaznaczyć druk z listy plików, a następnie kliknąć przycisk otwórz.

Za pomocą kliknięcia w nagłówek wybranej kolumny, można dokonać sortowania plików i folderów. Dostępne kryteria sortowania: nazwa pliku lub folderu, wielkość, typ oraz ostatnia modyfikacja.

Aby przenieść plik lub folder do innego folderu, należy w pierwszej kolejności zaznaczyć element który chcemy przenieść, a następnie trzymając lewy przycisk myszy przesunąć kursor nad folder docelowy. Puszczenie lewego przycisku myszy spowoduje przeniesienie pliku lub folderu.

1. Aby rozpocząć pracę z PIT w programie DRUKI Gofin, należy kliknąć opcję Roczne rozliczenie podatku dochodowego (1) i z rozwijanej listy wybrać opcję  Nowe rozliczenie (2).
   
   
   
   
    
2. W oknie "Roczne rozliczenie podatku dochodowego" należy wybrać rok, za który składane jest rozliczenie (1) (domyślnie włączony jest najnowszy rocznik), a następnie wybrać odpowiednią opcję rozliczenia (2):
    
   • dla podatnika będącego osobą fizyczną (dostępne formularze: PIT-28, PIT-36, PIT-36L, PIT-37, PIT-38, PIT-39, PIT-16A, PIT-DZ, PIT-CSR, PIT-RB),
   • dla przedsiębiorstwa w spadku (dostępne formularze: PIT-36S, PIT-36LS, PIT-28S, PIT-CSRC, PIT-RBS).
      
   Od 2024 r. druki PIT-11, PIT-8C, NIP-7, ZAP-3 dostępne są w serwisie druki.gofin.pl oraz wyłącznie w wersji komercyjnej programu DRUKI Gofin (3).
   
   
   
   
    
3. W zależności od wybranej opcji rozliczenia, należy dokonać właściwych wyborów np. w przypadku zeznania osoby fizycznej należy wykonać następujące kroki:

   
   Krok 1 - wybrać sposób rozliczenia (1),
   Krok 2 - wskazać identyfikator podatkowy (2),
   Krok 3 - dobrać odpowiednie formularze (3).

   Następnie należy kliknąć przycisk Zatwierdzam wybór (4) – otworzy się właściwy formularz.

   
   
    
4. Aby do zeznania dołączyć więcej niż jeden egzemplarz danego załącznika, należy wybrać ten załącznik z listy w zakładce „Załączniki do druku” (1) i kliknąć przycisk Dodaj załącznik (2).
   
   
   
   
    
5. Aby usunąć załącznik z danego zeznania należy kliknąć przycisk Dodaj/Usuń druk (1).
   
   
   

   Następnie odznaczyć na liście załącznik, który chcemy usunąć (2) i zatwierdzić wybór klikając przycisk Zatwierdzam wybór (3).

   
   
    
6. Aby w trakcie wypełniania formularzy zmienić identyfikator podatkowy, należy kliknąć przycisk Zmień NIP/PESEL (1),
   
   
   

   wybrać właściwy identyfikator (2) i zatwierdzić klikając przycisk Zatwierdzam wybór (3).

   

Jeśli posiadasz plik rozliczenia za 2020 rok przygotowany i zapisany w programie PIT Gofin 2020, to możliwe jest zaimportowanie danych identyfikacyjnych podatnika do nowego zeznania za 2021 rok, które wypełniasz w programie DRUKI Gofin.

Aby zaimportować dane identyfikacyjne podatnika:

1. W otwartym zeznaniu PIT (w programie DRUKI Gofin) z rozwijanego menu Importuj dane (1), należy wybrać opcję Importuj dane identyfikacyjne z rozliczenia Pit (2).
   
   
   
   
    
2. W otwartym oknie „Pobierz dane identyfikacyjne” należy kliknąć przycisk Wybierz rozliczenie (3a lub 3b),
   
   
   
   
   a następnie wskazać plik rozliczenia z 2020 roku, z którego chcemy zaimportować dane do zeznania z 2021 rok (4). Wybór należy zatwierdzić klikając przycisk Otwórz (5).
   
   
   
   
   Uwaga! Ścieżka dostępu do pliku jest indywidualna dla każdego użytkownika w zależności od tego gdzie w komputerze zostały zapisane pliki rozliczenia za 2020 rok.
    
3. Jeśli rozliczamy się wspólnie z małżonkiem, należy zaznaczyć czy importowane są dane podatnika czy małżonka (6), a następnie kliknąć przycisk Importuj (7).
   
   
   

1. Korzystając z programu, należy pamiętać o poprawnym wypełnieniu poszczególnych pól formularzy. Błędne wprowadzenie danych rzutuje bowiem na późniejsze obliczenie w całym sporządzonym rozliczeniu.
    
2. Zalecamy, aby dobrane druki wypełniać, zaczynając od załączników. Właściwe pola z załączników będą automatycznie przeniesione do pól zeznań. Jednak w niektórych przypadkach dane z załączników należy samodzielnie uwzględnić w zeznaniu. Dotyczy to PIT/ZG przy stosowaniu metody odliczenia proporcjonalnego oraz załącznika PIT/WZ i PIT/IP.
    
3. Jeżeli wysokość wykazanych przez podatnika odliczeń przekroczy kwotę wykazanego dochodu lub podatku, program informuje o tym w komunikacie.
   
   
   
   
    
4. W trakcie wypełniania niektórych pól z danymi kwotowymi, po najechaniu na pole, w którym należy wpisać kwotę, pojawi się ikonka Sumatora.
   
   
   
   
   Po kliknięciu w nią otworzy się Sumator umożliwiający zliczenie kilku wartości w jedną kwotę. Wartości i opisy dla poszczególnych pozycji są zapamiętywane w Sumatorze, w wypełnianym zeznaniu dla każdego pola formularza osobno.
   
   
   

Wypełniane zeznanie w każdej chwili można zapisać, aby np. wrócić do jego wypełniania później. W tym celu należy kliknąć opcje Zapisz druk

lub w rozwijanym menu Druki (1) wybrać opcję Zapisz (2).

Następnie wskazać lokalizację zapisu formularza (3) i wpisać nazwę pliku (4). Następnie całość należy zapisać klikając przycisk Zapisz (5).

Uwaga! Jeśli niezapisane zeznanie zostanie zamknięte, to wszystkie dane podane w zeznaniu bezpowrotnie zostaną utracone. Całość trzeba będzie wypełniać jeszcze raz od początku.

1. Druk PIT-11₍₂₉₎ posiada funkcję wczytywania pliku XML (1).
   
   
   


2. W celu zaimportowania pliku XML należy w module PIT (1) wybrać opcję „Wczytaj dane PIT-11 z pliku XML do pliku .gofin” (2),
   
   
   
   
   a następnie wskazać plik XML, z którego chcemy zaimportować dane (4). Wybór należy zatwierdzić klikając przycisk Otwórz (5). 
   
   
   
   
   Uwaga!  Ścieżka dostępu do pliku jest indywidualna dla każdego użytkownika w zależności od tego gdzie w komputerze zostały zapisane pliki XML.
    
3. Po prawidłowym zaimportowaniu danych pojawi się komunikat z informacją o poprawnie wczytanych danych XML,
   
   
   a w otwartym druku PIT-11, puste pola zostaną wypełnione zaimportowanymi danymi.

1. Plik rozliczenia w formacie .gofin można otworzyć tak samo jak inne formularze w formacie .gofin. W tym celu należy kliknąć opcję Otwórz druk (w jednym z dwóch miejsc)
   
   

   
   
   lub w rozwijanym menu Druki (1) wybrać opcję Otwórz (2),
   

   wskazać wcześniej zapisany plik rozliczenia, który chcemy otworzyć (3) i kliknąć przycisk Otwórz (4).

   
   
   
   lub

2. Można także w rozwijanym menu Roczne rozliczenie podatku dochodowego (1) wybrać opcję Otwórz istniejące rozliczenie (2),
   
   

   
   
   wskazać wcześniej zapisany plik rozliczenia, który chcemy otworzyć (3) i kliknąć przycisk Otwórz (4).
   
   
   

Uwaga! W ten sposób (1. lub 2.) można otwierać tylko pliki rozliczeń przygotowane w programie DRUKI Gofin. Pliki przygotowane w poprzednich latach w programie PIT Gofin nie mogą być otwierane w programie DRUKI Gofin. W celu ich otwierania/edycji należy skorzystać z archiwalnych programów PIT Gofin dostępnych na stronie www.pit.gofin.pl w sekcji „Program PIT – archiwum”.

1. Aby dokonać zmian w otwartym zeznaniu, wystarczy kliknąć we wcześniej wypełnione pole i ponownie wprowadzić dane.
   
   
   
   
    
2. W trakcie wypełniania zeznania, można sprawdzić, czy wszystkie wymagane pola zostały wypełnione prawidłowo. W tym celu należy kliknąć opcję Weryfikuj wypełnienie druku (1).
   
   
   
   
   W wyświetlonym komunikacie pojawią się uwagi dotyczące pustych lub błędnie wypełnionych pól rozliczenia. Za pomocą opcji przejdź do pola (2) można przejść do wskazanego pola i wypełnić lub poprawić dane. Można także zignorować uwagę za pomocą opcji ignoruj pole (3) – w tym wypadku podczas kolejnej weryfikacji druku, zignorowane pole nie będzie brane pod uwagę, ale znajdziesz je w zakładce „Ignorowane pola” (4). Uwaga! Wysyłając zeznanie do Urzędu Skarbowego pola nie mogą być zignorowane.
   
   
   

1. Aby zapisać poprawione rozliczenie jako nowy plik należy w rozwijanym menu Druk (1) użyć opcji Zapisz jako (2).
   
   
   
   
   Następnie wskazać lokalizację zapisu formularza (3) i wpisać nową nazwę pliku (4). Całość należy zapisać klikając w przycisk Zapisz (5).
   
   
   
   
    
2. Aby zapisać zmiany w wypełnianym rozliczeniu (nadpisać plik otwarty do edycji), wystarczy w rozwijanym menu  
   Druk (1) użyć opcji Zapisz (2)
   
   
   
   
   lub na winiecie programu użyć opcji Zapisz druk (3).
   
   
   

1. Aby wysłać wypełnione rozliczenie przez Internet do Urzędu Skarbowego należy kliknąć przycisk Wyślij dokument do Urzędu Skarbowego.
   
   
   
   
   W tym momencie nastąpi weryfikacja wypełnienia druku. Ewentualne uwagi do druku zostaną wyświetlone w komunikacie – należy je poprawić (patrz Nanoszenie zmian w rozliczeniu) i ponownie kliknąć opcję Wyślij dokument do Urzędu Skarbowego (patrz obrazek powyżej). Jeśli wszystko jest w porządku rozliczenie zostanie przeniesione do modułu „Moje e-Dokumenty”.
   
    
2. Zaznacz właściwy dokument na liście (1) i kliknij przycisk Przygotuj dokument do wysyłki (2).
   
   
   
   
    
3. W kroku 1. zamieszczono przypomnienie o podaniu poprawnych danych w dokumencie. Kliknij przycisk Dalej (1).
   
   
   
   
    
4. W kroku 2. można przejrzeć elektroniczny dokument w formacie XML przygotowany do autoryzacji. Kliknij przycisk Dalej (1).
   
   
   
   
    
5. W kroku 3. należy wybrać sposób autoryzacji dokumentu – Dane autoryzujące (1) lub Podpis Elektroniczny (2).
   
   
   
   
    
6. W kroku 4.
   
   a) w przypadku wyboru „Danych autoryzujących” w polu „Podaj kwotę przychodu” (1) należy podać kwotę przychodu wykazaną w zeznaniu podatkowym lub rocznym obliczeniu podatku za poprzedni rok. Jeśli za poprzedni rok nie złożono żadnego z wymienionych zeznań lub rocznego obliczenia podatku, należy wpisać 0 (zero). Następnie należy kliknąć przycisk Podpisz dokument (2).
   
   
   
   
   b) w przypadku wyboru „Podpisu elektronicznego” należy wybrać właściwy certyfikat z listy (jeśli jest dostępny) (1), a następnie kliknąć przycisk Podpisz dokument (2).
   
   
   
   
    
7. W kroku 5. Można przejrzeć zautoryzowany lub podpisany (w przypadku wykorzystania certyfikatu) elektroniczny dokument w formacie XML. Kliknij przycisk Dalej (1).
   
   
   
   
    
8. W kroku 6. Kliknij przycisk Wyślij dokument (1).
   
   
   
   
   W komunikacie z prośbą o potwierdzenie chęci wysłania dokumentu do wybranego urzędu skarbowego kliknij Tak (1), aby wysłać dokument.
   
   
   

UPO pobierane jest automatycznie po poprawnym wysłaniu rozliczenia. UPO można pobrać również "ręcznie" - w tym celu:

1. Po poprawnym wysłaniu rozliczenia w programie DRUKI Gofin należy przejść do modułu „Moje e-Dokumenty”.
   
   
   
   
    
2. Dalej należy zaznaczyć rozliczenie, dla którego chcemy pobrać UPO (1) i przejść do zakładki „Podgląd dokumentów” (2).
   
   
   
   
    
3. Aby pobrać UPO należy kliknąć opcję „Pobierz UPO”.
   
   
   

 
Uwaga! UPO należy pobrać osobno dla każdego wysłanego rozliczenia.